Resepti onnistuneeseen työpajaan

Rakennusala on murroksessa ja perinteinen ylhäältä johdettu kokouskäytäntö ei enää toimi. 

Uudenlainen maailma vaatii myös kiinteistö- ja rakennusalalla uusia työtapoja.

Olemme hyviä projektin tehtävien ja resurssien hallinnassa, mutta miten onnistumme viestinnässä, tiedonhallinnassa ja projektille asetettujen tavoitteiden hallinnassa?

Työpajoilla voimme tehostaa projektin yhteisen tahtotilan rakentamista ja tiedonhallintaa.

Suomenlinna 2 netti

Vuorovaikutteisella työpajamenetelmällä luodaan lisäksi positiivinen ilmapiiri aiheen ympärille ja ihmiset sitoutuvat projekteihin paremmin. Kaikki pääsevät vaikuttamaan ja antamaan oman näkemyksensä, jolloin lopputuloskin on parempi kuin perinteisillä työskentelymenetelmillä.

Kaikki työpajat eivät kuitenkaan ole hyviä, innostavia, sitouttavia tai toimivia.  Hyvän työpajan rakentaminen tarvitsee ammattitaitoa, ymmärrystä ja kokemusta. 

Onnistuneen työpajan resepti löytyy kokemuksemme mukaan seuraavista asioista:

  1. Valmistautuminen, valmistautuminen, valmistautuminen

Onnistunut työpaja sujuu tai oikeammin soljuu eteenpäin vaivattomasti ja helposti. Hyvän kokouksen taustalla on kuitenkin valtava määrä valmistautumista. Mikä työpajamenetelmä sopii tähän tilanteeseen, osallistujamäärään, projektiin ja näille osallistujien parhaiten? Minkälaisia välineitä tarvitsemme? Mikä on aikaraami ja miten siinä pysytään? Miten saavutetaan työpajalle asetetut tavoitteet?

Kokemus ja osaaminen tuovat varmuutta ja tehokkuutta myös työpajojen tekemiseen.  Meillä on kokemusta lukuisien työpajojen vetämisestä, niihin osallistumisesta ja työpajatyöskentely-valmennuksesta.

  1. Ymmärrys prosessista

Kiinteistö- ja rakennusalalla prosessit ovat pitkiä, monimutkaisia, niihin osallistuu paljon eri ihmisiä ja lopputuloksen onnistuminen – turvallinen ja terveellinen toimisto, koti, sairaala, koulu, kauppakeskus tai vaikkapa tie – on ensiarvoisen tärkeää.  Tämän vuoksi uskomme että työpajamenetelmien lisäksi olennaista on liiketoiminnan ymmärtäminen.

Asiantuntijuutemme mahdollistaa työpajojen onnistumisen. Emme keskity ainoastaan prosessin ohjaukseen vaan osallistumme rakennusalan asiantuntijoina sisällön rakentamiseen mahdollistaen työpajan tehokkaan toteutuksen ja laadukkaan lopputuloksen.

  1. Oikeanlaiset ihmiset

Työpajojen fasilitointi ei ole kaikkien heiniä. Edellisten kahden lisäksi onnistuneen työpajan edellytys on se, että vetäjä viihtyy fasilitaattorin roolissaan.  Hyvä fasilitaattori luo tilanteeseen hyvän hengen, pystyy mukautumaan eri tilanteisiin, hahmottaa kokonaisuuksia, ymmärtää ihmisiä, herättää luottamusta ja pystyy hallitsemaan koko fasilitointitilannetta.  Tunneäly ja kyky reagoida muuttuviin tilanteisiin ovat niin ikään hyvän fasilitaattorin ominaisuuksia. Tietyissä ongelmatilanteissa fasilitaattorilta vaaditaan myös vahvaa johtajuutta työpajan etenemisen takaamiseksi.

Meiltä löytyvät ihmiset, joille fasilitointi on luontaista ja toimivaa ja jotka pystyvät tuomaan tilanteeseen tehokkuutta, johdonmukaisuutta ja positiivista fiilistä.

  1. Tiedonhallinta

Mitä suurempi projekti, sitä suuremmat haasteet muodostuvat projektissa syntyvän tiedon ja sen hallinnan näkökulmasta. Suurissa rakennushankkeissa pidetään

Työpajatyöskentely
Lähde: Lauri Koskela

paljon työkokouksia ja työpajoja. Varsinkin työpajoissa syntyy niin päätöksiä kuin jatkotoimenpiteitä. Perinteinen muistiomenettely on tällöin kankea ja on vaikeasti seurattava. Yhdessä viikoittaisessa tehokkaassa kahden tunnin työpajassa voi syntyä yli 50 päätöstä ja jatkotoimenpidettä! Miten hallitaan tietomäärää ja taataan, että myös kaikki tehtävät tulevat tehdyksi työpajojen välillä?

Jos haluat lukea fasilitoinnista käytännössä, tutustu  Suomenlinnasta kertovaan juttuumme. Siitä saa hyvän käsityksen, mitä työpajat voivat parhaimmillaan tarjota.

Voit myös katsoa työpajatyöskentelyä käsittelevä webinaarimme Youtube-kanavaltamme.

Kirjoittajat Piia Sormunen ja Susanna Sairanen vievät työpajojen ja fasilitoinnin ilosanomaa eteenpäin Granlund Consultingin Neuvonanto-palveluissa.

Miten tietoturva liittyy rakennusautomaatioon?

Viime aikoina on ollut paljon puhetta tietoturvasta liittyen sekä yksityisen ihmisen että valtion suojautumiseen ulkoisilta uhilta. Uhkakuvia on maalailtu erilaisilla skenaarioilla verkossa käytävään sotaan, yksityisyyden menettämiseen ja koneen tietojen kryptaamiseen kiristyksen uhrina.

Miten tietoturva sitten liittyy rakennusautomaatioon?

Tänä päivänä kiinteistöjen ohjaus ja valvonta tapahtuu paljon myös ulkoisten toimijoiden suorittamana, eikä enää pelkästään paikan päällä. Tällöin yhteys kohteen rakennusautomaatiojärjestelmään otetaan yleensä internetin yli. Kohteessa olevat säätimet käyttävät aina niin sanottuja sulautettuja järjestelmiä, mutta järjestelmän käyttöpääte on yleensä PC, jossa käyttöjärjestelmänä on todennäköisesti jokin Windows- versio.

Tietoturva

Rakennusautomaation tietoturva koostuu oikeastaan useasta eri osa-alueesta, eikä pelkästään verkossa olevasta uhasta, kuten usein ajatellaan.

Oikeastaan tietoturvan voisi jaotella seuraavasti:

  1. Valvomo PC:n liitäntä verkon yli tietoturvallisesti
  2. Valvomo PC:n tietoturva, Windows-päivitykset ja virusturva
  3. Rakennusautomaatiojärjestelmän valvomo-ohjelmiston tietoturva
  4. Rakennusautomaatiojärjestelmän valvomo-ohjelmiston käyttäjäpolitiikka

PC:n liittäminen verkkoon turvallisesti on helposti ratkaistavissa useallakin erilaisella ratkaisulla, aina operaattorien tarjoamista suljetuista/suojatuista verkoista joko salattuihin tai laitetasolla tehtäviin suojattuihin verkkoihin, kuten VPN-tunneleihin. Tämä vain valitettavasti puuttuu useista kohteista ja PC:t on liitetty julkiseen Internetiin jopa ilman palomuuria.

Jos järjestelmän valvomokone on Windows -pohjainen, tulisi jonkun myös huolehtia koneen Windows –päivityksistä, samoin kuin mahdollisesta virusturvasta. Valitettavasti valvomo PC:t jäävät usein rakennuksen luovutuksen jälkeen oman onnensa nojaan, ilman minkäänlaista ylläpitoa. Ne kun eivät ole osana rakennuksessa mahdollisesti toimivan yrityksen IT -infraa.

Rakennusautomaatiojärjestelmän ohjelmisto on myös alttiina mahdollisille hyökkäyksille, mikäli siitä löytyy tietoturva-aukko. Tällaisia esimerkkejä löytyy aivan lähivuosilta, joissa ohjelmistossa oleva turva-aukko on mahdollistanut järjestelmän käytön luvatta. Ongelman korjaaminen ei ole yksinkertaista, koska järjestelmän toimittaja ei välttämättä edes tiedä, että heidän ohjelmistostaansaattaa löytyä tietoturva-aukko. Mikäli tällainen ongelma ilmenee, järjestelmän toimittaja ei voi päivittää kohteen ohjelmistoa ilman, että saa siihen kiinteistön omistajan luvan ja omistaja on halukas maksamaan asiasta takuuajan umpeuduttua.

Heikoimpana lenkkinä tietoturvan osalta pitäisin kuitenkin rakennusautomaatiojärjestelmien käyttäjätunnuksiin liittyvä toimintatapaa, joka on jäänyt samalle tasolle kun ensimmäiset PC-pohjaiset järjestelmät otettiin käyttöön.

Lähes kaikissa kohteissa, toimittajasta riippumatta, on käytössä toimittajan järjestelmänvalvojan käyttäjätunnukset samoilla salasanoilla kuin kaikissa muissakin kohteissa. Siis tunnukset, joilla on täydet oikeudet tehdä muutoksia täysin ilman rajoituksia. Nämä tunnukset, jotka usein ovat olleet vuosia samoja, ovat lukuisten henkilöiden tiedossa, jopa sellaisten, joilla ei ole oikeuksia kyseiseen kohteeseen. Kun tunnukset ovat samoja kohteesta toiseen, tulee tästä ongelma varsinkin silloin, kun kohde on käytettävissä julkisessa Internet-verkossa. Tällaisia tiloja on Suomessa paljon.

hursti_rami
Kirjoittaja on Granlundin Rakennusautomaatio-osaston johtava asiantuntija

Kuinka tämä ongelma sitten voidaan ratkaista? Vaikka ratkaisut tuntuvat työläiltä ja vaativat ylimääräisiä ponnisteluja, pitää näiden järjestelmän PC-koneiden tietoturvassa ottaa oppia IT-alan ratkaisuista. PC:n ylläpito niin Windows- kuin virusturvapäivitysten osalta tulee olla jonkun vastuulla. Järjestelmänvalvojan tasoiset tunnukset pitää olla kohdekohtaisia, vaikka se vaatiikin hieman ylimääräistä työtä kun jonkun pitää nuo tunnukset dokumentoida ja hallita jatkossa.

Tietoturva-asioissa yleinen ilmapiiri näyttää valitettavasti olevan se, ettei tähänkään mennessä ole mitään tapahtunut tai etteivät nämä järjestelmän tiedot kuitenkaan ketään kiinnosta.

Valitettavasti maailma muuttuu ja parempi varautua asioihin etukäteen kuin vasta vahingon jo satuttua. Silloin ei ole enää aikaa miettiä, vaan on jo tulenpalava kiire.

Teksti: Rami Hursti, Granlund Oy

Vääristä lääkkeistä säännölliseen huoltotoimintaan

Menestyvät teknologiayhtiöt, esimerkiksi Wärtsilä ja Kone, tekevät nykyään kannattavinta liiketoimintaansa huolto- ja ylläpitosopimuksillaan. Tämä hyödyttää sekä ostajaa että myyjää, sillä onhan tärkeää, että tehty investointi on  tehokkaassa käytössä ja hyödyntää pitkällä aikavälillä käyttäjän liiketoimintaa parhaalla mahdollisella tavalla.

Välillä ihmetyttääkin, miksi vastaava toimintamalli ei ole saanut kunnolla jalansijaa talotekniikka-alalla.

Aloin pohtia asiaa, kun saimme jälleen alkuvuodesta toimeksiantoja kolmeen isoon rakennukseen, jossa sisäilman laadun koettiin haittaavan rakennuksen käyttäjien toimintaa.

Ilmanvaihto ikoni oranssi

Suoritettujen toimintakokeiden ja mittausten jälkeen kaikissa kohteissa ongelmien syyksi paljastui se, että tarpeenmukainen, muuttuvailmavirtainen (IMS) ilmanvaihtojärjestelmä oli vuosien saatossa päässyt erittäin kehnoon kuntoon. Tulo- ja poistoilmavirrat eivät olleet yksinkertaisesti tasapainossa. Joissain tiloissa ilmanvaihtoa ei käytännössä ollut lainkaan, toisaalla saattoi olla ääniongelmia liian isojen ilmavirtojen takia. Käyttäjien antama palaute toimimattomuudesta osoittautui oikeaksi.

Vastaavia tapauksia löytynee ympäri Suomen.

Miten välttää vääriä diagnooseja?

Kohteissa kävi ilmi, että IMS-järjestelmät eivät olleet saaneet asiantuntevaa huoltoa useisiin vuosiin. Alkavia ongelmia oli hoidettu ammattitaidottomasti väärien diagnoosien perusteella ja siksi väärillä lääkkeillä.

Ilmastointi huoltomies

Vuosien saatossa järjestelmän toiminnallisuus oli alkanut olla niin heikossa tilassa, että oli ikään kuin annettu periksi, ja ryhdytty jopa irrottamaan peltimoottoreita toimilaitteista, eli pyritty siis muuttamaan ilmanvaihtoa vakioilmavirtaiseksi.

Edellä esitetyn kaltainen järjestelmän rapistuminen voitaisiin estää yksinkertaisesti sillä, että järjestelmä ”katsastettaisiin” säännöllisesti osaavan ammattihenkilöstön toimesta.

Tällöin mahdollisten virhetoimintojen määrä ei pääsisi kasvamaan niin suureksi, että se lamaannuttaa ja passivoi huoltohenkilöstön hyväksymään tilojen käyttäjien kokemat puutteellisuudet IMS-järjestelmiin liittyvinä ”ominaisuuksina”, joille kukaan ei mitään voi.

Tällaiset katsastukset ja erikoishuollot voisi tehdä”merkkihuoltoperiaatteella” esimerkiksi IMS-järjestelmän toimittajan toimesta (siis alussa mainitsemieni Wärtsilän ja Koneen toimintamallilla), sillä perinteisten LVI-huoltoliikkeiden taidot eivät tunnu niihin riittävän.

Miksi IMS-järjestelmiä tarvitaan?

Joku voi toki kyseenalaistaa IMS- järjestelmät kokonaan sanomalla, että ne ovat turhan monimutkaisia, eivätkä koskaan toimi kunnolla.

Olen kuitenkin vakuuttunut, että jatkossa niitä tarvitaan entistäkin enemmän, koska vain IMS-järjestelmät mahdollistavat ilmanvaihdon tarpeenmukaisuuden.

Tehokkaan energiankäytön takia on tärkeää, että ilmanvaihto toimii kussakin tilassa sen kuormituksesta ja henkilömäärästä riippuvalla teholla. Tyhjillään oleviakin tiloja on hyvä ”tuulettaa” hieman, mutta vain sen verran, että rakennus pysyy kunnossa ja ilma tuntuu raikkaalta tilaan tultaessa.

Tyypillisesti tyhjänä olevan tilassa voi olla n. 20 % ilmanvaihto, jonka sähköenergian kulutus on vain muutama prosentti normaalin käyttötilanteen kulutukseen verrattuna.

IMS-järjestelmien suunnittelu ja käyttöönotto ovat haastavampia kuin vakioilmavirtaisen, mutta energiankulutusta optimoitaessa, ei parempiakaan vaihtoehtoja ole.

Huolloissa halvin hinta ratkaisee

Perussyynä huonolle tilanteelle on mielestäni se, että kiinteistöjen omistajat eivät tunne teknisten järjestelmien todellista huoltotarvetta riittävän hyvin, vaan huoltoliikkeet valitaan kilpailutuksen jälkeen halvimman hinnan perusteella. Syntyykö aitoa motivaatiota ratkaista ongelmia, jos halpa hinta on tärkein kriteeri?

Huoltosopimuksiin tulisikin sisällyttää toimivuuteen perustuva palkkio-/sanktiomenettely. Vaativimmat huoltotehtävät, kuten kylmälaitehuollot ja IMS-järjestelmien huollot, tulisi jättää erikoisosaajien tehtäväksi, joiden palveluun tulisi sisältyä toimivuustakuu.

Katse kohdistuu myös IMS-järjestelmien valmistajiin. Onko niillä valmiuksia tarjota toimintatakuun sisältävää huoltopalvelua loppuasiakkaille? Kiinteistöjen omistajat eivät tällaista palvelua osaa hankkia, jos sitä ei heille aktiivisesti tarjota hyötyjä selkeästi korostaen.

Ilmastointi näyttö.jpg

Jatkossa digitaalista palvelua

Edellä esitetyn problematiikkaan ratkaisu tulee jatkossa olemaan nykyistä helpompaa, sillä suuri osa vaativien järjestelmien ennakoivasta huollosta voidaan tehdä keskitetyistä valvomoista etätyöskentelynä.

Uusimmat IMS-järjestelmät sisältävät jo jonkin verran itsediagnostiikkaa, mutta sitä on vielä mahdollista merkittävästi lisätä. IoT on monia kiinnostava puheenaihe, ja  varmasti sen ympärille muodostuu myös kiinteistöjen toimivuuteen liittyvää uutta liiketoimintaa.

Rintamäki_Kari
Kirjoittaja on Granlund Pohjanmaa Oy:n toimitusjohtaja

Automaattisesti tapahtuvan jatkuvan valvonnan aikakaudellakaan ei kuitenkaan saa unohtaa, että vähintään kerran vuodessa tulisi erikoisosaajan käydä järjestelmä huolellisesti läpi myös paikan päällä. Näillä tarkastuskäynneillä kalibroidaan etävalvonta-antureiden toiminta ja tehdään  ilmavirtamittauksia pistokokein.

Edellä kuvatulla menettelyllä varmistetaan, että rakennukseen tehty investointi terveelliseen ja ympäristöystävälliseen sisäilmaan hyödyntää käyttäjiä ja lisää siellä tehtävän työn tuottavuutta koko  rakennuksen elinkaaren ajan.