Ylläpidon tehostaminen lähtee halusta saada muutoksia aikaan. Voimavaroja löytyy teknologiasta, eri toimijoiden yhteistyöstä sekä yhdessä asetetuista tavoitteista. Parhaisiin tuloksiin päästään hyödyntämällä yhteistoiminnallisia toimintatapoja, ja lopputuloksena tarpeenmukainen ylläpito on oikea-aikaista, tehokasta ja kustannuksia säästävää.
Näillä vinkeillä pystyt optimoimaan ylläpitoon varattuja resursseja portfoliotasolla:
1) Aloita asettamalla tavoite. Mitkä ovat omistajan strategiset tavoitteet, kiinteistökohtaiset erityispiirteet tai vuokralaisen kanssa sovitut asiat? Näiden perusteella voidaan määritellä ylläpidolle laatutaso, joka parhaimmillaan toimii portfoliotason työkaluna ja yhdistyy Capex-hallintaan.
2) Löydä nykytilanteen analyysista apua. Ihanteellista on, kun nykyisen kustannusrakenteen tarkastelussa yhdistetään ymmärrys tekniikasta, taloudesta, ylläpidosta ja energiasta. Tällainen tarkastelu auttaa hahmottamaan poikkeamien syitä ja tarkastelemaan kriittisesti, onko esimerkiksi huollon mitoitus laskettu oikein, sekä ohjaa päätöksentekoa ja tavoitteiden asetantaa.
3) Hyödy modernista teknologiasta. Tarpeenmukaisen ylläpidon onnistumisessa on tärkeää, että kiinteistönhuolto perustuu mahdollisimman paljon mittareiden, analytiikan ja tekoälyn tuottamaan tietoon. Kun kiinteistössä toistuvat lainalaisuudet ovat selvillä, huolto pystytään suunnittelemaan järkevästi ja tarpeenmukaisesti.
4) Kilpailuta. Yksi tapa muuttaa toimintamallia on kilpailutus, jonka yhteydessä voidaan kumppaniverkostolle asettaa uudenlaiset kriteerit, mittarit ja sopia uudenlaisesta toimintamallista. Kuitenkin kannattaa muistaa, että mikäli toimintaan halutaan muutosta, ei kannata lähteä kilpailutusprosessiin vanhoilla aineistoilla, vaan kilpailutuksen tulisi pohjautua uudenlaisiin tavoitteisiin.
5) Johda uudenlaista toimintaa uudenlaisilla työtavoilla. Lopulta kaikki nämä osatekijät, tavoitteet, tekniikka, mittarit ja kustannustehokkuus, on pidettävä mielessä arjessa ja toimintatapoja on kehitettävä jatkuvasti. Tärkeää on myös saada ylläpitoverkoston eri toimijat puhaltamaan yhteen hiileen ja toimimaan kokonaisuutena yhteistä tavoitetta kohti. Tämä onnistuu parhaiten yhteistoiminnallisilla menetelmillä, jotka kokoavat toimijat yhteen säännöllisin aika-ajoin kehittämään toimintamalleja ja prosesseja, täsmentämään roolituksia ja kehittämään uudenlaisia tapoja, joilla saadaan toiminnasta tehokkaampaa ja ihmisistä tyytyväisempiä.
Kirjoittaja Susanna Sairanen työskentelee Granlund Consultingilla omaisuudenhallinnan ryhmäpäällikkönä, susanna.sairanen(a)granlund.fi
Lue lisää aiheesta:
Case Logicor: Työpajatyöskentely hankintaprosessissa
Case Suomenlinna: Kunnossapidon tiedonhallinnan parantamista työpajatyöskentelyllä
Energistä rakentamista 