”Tehokkaalla toimitusjohtajalla on toinen jalka menneisyydessä.”

GC_Miia_Anttila
Kirjoittaja on Granlund Consultingin toimitusjohtaja Miia Anttila

Otsikko on lainattu Eteran toimitusjohtajalta Stefan Björkmanilta. Hän puhui johtamisesta, mutta ajatus pätee mielestäni myös kiinteistöalan kehitykseen.

Alaamme liittyvät keskeisesti jättiläismäiset möhkäleet, rakennukset, joita ei noin vain korvata, jos lopputulos ei miellytä. Siksi on hyvä pitää toinen jalka menneisyydessä, vaikka toinen juokseekin jo kohti kokeilukulttuuria.

Digitaalisuus tulee vahvasti kiinteistöjen ylläpidon keskiöön, mutta missä ylläpidon teemoissa jalka on hyvä pitää menneessä?

Omien kokemusteni kautta nostan seuraavat asiat, joissa me voisimme olla niin sanotusti Retro Trendy.

Ylläpito huomioon jo suunnitteluvaiheessa

Muutama vuosi sitten olin mukana tienrakennushankkeessa, jossa urakoitsija muisteli kaiholla, kuinka ennen tiemestarit olivat aina mukana varmistamassa, että teemme teistä myös helposti ylläpidettäviä jo suunnittelu- ja rakennusvaiheessa.  Tämän tarpeen ymmärtää varmasti jokainen.

Menneestä tähän päivään tuotu versio on elinkaarisuunnittelija, jonka rooliin kuuluu ylläpidon tarpeiden huomioiminen hankkeen jokaisessa vaiheessa, alun suunnittelusta lopun ylläpitoon.

Tärkeää tietoa ruutupaperilla

Toinen käytännönkokemus on jäähallihankkeen elinkaarikustannusten määrittämisen yhteydestä, jossa tuli puheeksi järjestelmien vikaantumisen ennustaminen sekä korjaussyklien suunnittelu.

Kokenut asiantuntija kaivoi esiin vanhat ruutuvihkomerkinnät, kuinka laitteiden ylläpitoon liittyviä tilastoja pidettiin ennen yllä. Kun toiminnan merkittävä tehostaminen alkoi 1990-luvulla, tällaiset ruutupaperimerkinnät alkoivat näyttää turhalta ja ne lopetettiin. Nyt niille kuitenkin oli taas käyttöä.

Ilokseni olen huomannut, että moni tiedostaa jälleen, että pelkkä investointikustannuksien määrittäminen ei enää vastaa kustannusohjauksen tarpeisiin. Käytön ja ylläpidon kustannustietoja analysoida taas pitkällä aikavälillä – eikä sitä enää edes tarvitse tehdä ruutupaperille.

Alliansseja ylläpitoon

Wikipedian mukaan talouden tehokkuus tarkoittaa ”käytössä olevien niukkojen tuotantoresurssien hyödyntämistä mahdollisimman suuren tuotannon aikaansaamiseksi mahdollisimman vähin uhrauksin”.

Ylläpidon näkökulmasta mahdollisimman suuri tuotanto tarkoittaa usein mahdollisimman monipuolista palvelukokonaisuutta. Onko se realistista?

Voisivatko allianssimallit rantautua myös ylläpitoon?

Tehokkuuden nimissä managereiden ja huoltohenkilökunnan odotetaan olevan monialaisia osaajia, suoranaisia ihmemiehiä ja -naisia, joiden pitää suorittaa kaikki tehtävät minimiajassa.

Retronäkökulma hankintamallille olisi hankkia ylläpitoa pienempinä kokonaisuuksina, eli parasta osaamista kuhunkin osa-alueeseen. Tämä vaatii tilaajalta enemmän johtamisen resursseja, joita ei enää välttämättä ole. Voisivatko allianssimallit rantautua myös ylläpitoon?

Ylläpidon hankinta ja johtaminen ovat niin tiukasti kiinni taloudellisessa tehokkuudessa, että uskon vain uusien hankintamallien voivan kasvattaa ylläpidon arvostusta ja palvelukokemusta.

Miia Anttilan kolumni on julkaistu  myös Halfdone -lehdessä 1/2016.

Vääristä lääkkeistä säännölliseen huoltotoimintaan

Menestyvät teknologiayhtiöt, esimerkiksi Wärtsilä ja Kone, tekevät nykyään kannattavinta liiketoimintaansa huolto- ja ylläpitosopimuksillaan. Tämä hyödyttää sekä ostajaa että myyjää, sillä onhan tärkeää, että tehty investointi on  tehokkaassa käytössä ja hyödyntää pitkällä aikavälillä käyttäjän liiketoimintaa parhaalla mahdollisella tavalla.

Välillä ihmetyttääkin, miksi vastaava toimintamalli ei ole saanut kunnolla jalansijaa talotekniikka-alalla.

Aloin pohtia asiaa, kun saimme jälleen alkuvuodesta toimeksiantoja kolmeen isoon rakennukseen, jossa sisäilman laadun koettiin haittaavan rakennuksen käyttäjien toimintaa.

Ilmanvaihto ikoni oranssi

Suoritettujen toimintakokeiden ja mittausten jälkeen kaikissa kohteissa ongelmien syyksi paljastui se, että tarpeenmukainen, muuttuvailmavirtainen (IMS) ilmanvaihtojärjestelmä oli vuosien saatossa päässyt erittäin kehnoon kuntoon. Tulo- ja poistoilmavirrat eivät olleet yksinkertaisesti tasapainossa. Joissain tiloissa ilmanvaihtoa ei käytännössä ollut lainkaan, toisaalla saattoi olla ääniongelmia liian isojen ilmavirtojen takia. Käyttäjien antama palaute toimimattomuudesta osoittautui oikeaksi.

Vastaavia tapauksia löytynee ympäri Suomen.

Miten välttää vääriä diagnooseja?

Kohteissa kävi ilmi, että IMS-järjestelmät eivät olleet saaneet asiantuntevaa huoltoa useisiin vuosiin. Alkavia ongelmia oli hoidettu ammattitaidottomasti väärien diagnoosien perusteella ja siksi väärillä lääkkeillä.

Ilmastointi huoltomies

Vuosien saatossa järjestelmän toiminnallisuus oli alkanut olla niin heikossa tilassa, että oli ikään kuin annettu periksi, ja ryhdytty jopa irrottamaan peltimoottoreita toimilaitteista, eli pyritty siis muuttamaan ilmanvaihtoa vakioilmavirtaiseksi.

Edellä esitetyn kaltainen järjestelmän rapistuminen voitaisiin estää yksinkertaisesti sillä, että järjestelmä ”katsastettaisiin” säännöllisesti osaavan ammattihenkilöstön toimesta.

Tällöin mahdollisten virhetoimintojen määrä ei pääsisi kasvamaan niin suureksi, että se lamaannuttaa ja passivoi huoltohenkilöstön hyväksymään tilojen käyttäjien kokemat puutteellisuudet IMS-järjestelmiin liittyvinä ”ominaisuuksina”, joille kukaan ei mitään voi.

Tällaiset katsastukset ja erikoishuollot voisi tehdä”merkkihuoltoperiaatteella” esimerkiksi IMS-järjestelmän toimittajan toimesta (siis alussa mainitsemieni Wärtsilän ja Koneen toimintamallilla), sillä perinteisten LVI-huoltoliikkeiden taidot eivät tunnu niihin riittävän.

Miksi IMS-järjestelmiä tarvitaan?

Joku voi toki kyseenalaistaa IMS- järjestelmät kokonaan sanomalla, että ne ovat turhan monimutkaisia, eivätkä koskaan toimi kunnolla.

Olen kuitenkin vakuuttunut, että jatkossa niitä tarvitaan entistäkin enemmän, koska vain IMS-järjestelmät mahdollistavat ilmanvaihdon tarpeenmukaisuuden.

Tehokkaan energiankäytön takia on tärkeää, että ilmanvaihto toimii kussakin tilassa sen kuormituksesta ja henkilömäärästä riippuvalla teholla. Tyhjillään oleviakin tiloja on hyvä ”tuulettaa” hieman, mutta vain sen verran, että rakennus pysyy kunnossa ja ilma tuntuu raikkaalta tilaan tultaessa.

Tyypillisesti tyhjänä olevan tilassa voi olla n. 20 % ilmanvaihto, jonka sähköenergian kulutus on vain muutama prosentti normaalin käyttötilanteen kulutukseen verrattuna.

IMS-järjestelmien suunnittelu ja käyttöönotto ovat haastavampia kuin vakioilmavirtaisen, mutta energiankulutusta optimoitaessa, ei parempiakaan vaihtoehtoja ole.

Huolloissa halvin hinta ratkaisee

Perussyynä huonolle tilanteelle on mielestäni se, että kiinteistöjen omistajat eivät tunne teknisten järjestelmien todellista huoltotarvetta riittävän hyvin, vaan huoltoliikkeet valitaan kilpailutuksen jälkeen halvimman hinnan perusteella. Syntyykö aitoa motivaatiota ratkaista ongelmia, jos halpa hinta on tärkein kriteeri?

Huoltosopimuksiin tulisikin sisällyttää toimivuuteen perustuva palkkio-/sanktiomenettely. Vaativimmat huoltotehtävät, kuten kylmälaitehuollot ja IMS-järjestelmien huollot, tulisi jättää erikoisosaajien tehtäväksi, joiden palveluun tulisi sisältyä toimivuustakuu.

Katse kohdistuu myös IMS-järjestelmien valmistajiin. Onko niillä valmiuksia tarjota toimintatakuun sisältävää huoltopalvelua loppuasiakkaille? Kiinteistöjen omistajat eivät tällaista palvelua osaa hankkia, jos sitä ei heille aktiivisesti tarjota hyötyjä selkeästi korostaen.

Ilmastointi näyttö.jpg

Jatkossa digitaalista palvelua

Edellä esitetyn problematiikkaan ratkaisu tulee jatkossa olemaan nykyistä helpompaa, sillä suuri osa vaativien järjestelmien ennakoivasta huollosta voidaan tehdä keskitetyistä valvomoista etätyöskentelynä.

Uusimmat IMS-järjestelmät sisältävät jo jonkin verran itsediagnostiikkaa, mutta sitä on vielä mahdollista merkittävästi lisätä. IoT on monia kiinnostava puheenaihe, ja  varmasti sen ympärille muodostuu myös kiinteistöjen toimivuuteen liittyvää uutta liiketoimintaa.

Rintamäki_Kari
Kirjoittaja on Granlund Pohjanmaa Oy:n toimitusjohtaja

Automaattisesti tapahtuvan jatkuvan valvonnan aikakaudellakaan ei kuitenkaan saa unohtaa, että vähintään kerran vuodessa tulisi erikoisosaajan käydä järjestelmä huolellisesti läpi myös paikan päällä. Näillä tarkastuskäynneillä kalibroidaan etävalvonta-antureiden toiminta ja tehdään  ilmavirtamittauksia pistokokein.

Edellä kuvatulla menettelyllä varmistetaan, että rakennukseen tehty investointi terveelliseen ja ympäristöystävälliseen sisäilmaan hyödyntää käyttäjiä ja lisää siellä tehtävän työn tuottavuutta koko  rakennuksen elinkaaren ajan.