Palaute muuttaa maailmaa

Neljään Granlund-vuoteeni on mahtunut monenmoista oppia. Opit ovat herättäneet keskustelua, saaneet miettimään asioita ja tekemään asioita toisin. Oppien iso teema on *palaute*.

 

 

Palaute

Katselin ihastellen jokin aika sitten, kun ohjelmistokehityksessä tiimissäni syntyi hieno pöhinä. Ei sitä paremmallakaan sanalla oikein voi kuvata, kun porukassa innostuneesti puhutaan asioista, ratkotaan juttuja reippaasti ja rakentamamme ohjelmisto menee eteenpäin harppauksin. Erityislaatuinen pöhinä syntyi siitä, että sovelluksen käyttäjä käytti muutaman tunnin aikaansa tullakseen istumaan kanssamme ja näyttämään, mitä rakentamallamme sovelluksella arkipäivässä tehdään.

Käyttäjämme ei aina sanonut jonkin asian olevan haastava, mutta ryhmä nämä asiat kyllä huomasi. Sekä sanallinen että sanaton palaute muuttuivat empatian kautta toiminnaksi. Lyhyellä aikavälillä hyvällä ymmärryksellä saimme aikaan monta muutosta.

Toisinaan palautteen saaminen on meille vaikeaa. Muistan lähes neljän vuoden takaa tilanteen, jossa käyttäjämme soitti meille torstai-iltapäivällä kertoakseen, että oli kokeillut tehdä ohjelmistollamme hoidettavaa tehtävää maanantaista lähtien kerran päivässä, siinä onnistumatta. Ohjelmistossamme oli vikaa.

Kerromme palautetta usein vikatilanteissa vain, jos ne suoranaisesti estävät hommiemme etenemisen.

Käyttäjämme oli kuitenkin kovin yllättynyt siitä, että vika ei ollut kadonnut alkuviikon aikana, ja kertoi että aina aikaisemmin viankorjaus oli tapahtunut asiasta puhumatta. Tietyntyyppisten ongelmien kanssa ohjelmistokehitys voikin toimia näin, kun näkyvistä virheilmoituksista kerätään tietoa automaattisesti.

On siis palautetta, joka pitää aktiivisesti kertoa sekä palautetta, joka kerätään automaattisesti. Usein on parempi, että palaute annetaan ääneen, ihmisen ääni vahvistaa sanotun ja lisää ymmärrystä.

Maailma on muuttunut siten, että jokainen meistä käyttää ohjelmistoja jatkuvasti. Joskus ne eivät toimi, ja olemme turtuneet siihen. Jäämme odottamaan, että joku muu huomaa, joku muu on aktiivinen ja kertoo. Kerromme palautetta vikatilanteista, vain jos ne suoranaisesti estävät hommiemme etenemisen.

Annettu palaute synnyttää kuitenkin sen ainutlaatuisen pöhinän, jolla maailma muuttuu.

Annettu palaute synnyttää kuitenkin sen ainutlaatuisen pöhinän, jolla maailma muuttuu. Ohjelmistokehitysporukoissa tehdään aina kovasti töitä sen eteen, että opittaisiin ratkomaan asioita paremmin.

Me ajattelemme ohjelmistoja ratkaisuina ongelmiin. Usein ongelma on se, että halutaan tehdä sitä arkipäivän suunnittelu- ja ylläpitotyötä rakennuksille tehokkaammin, vähemmän tekijöitä kuormittaen. Jos ongelma ei ratkea, ei ohjelmisto toimi. Ja me haluamme sen toimivan, haluamme olla avuksi. Haluamme rakentaa hyvää yhdessä, ja rakennammekin. Tahto muuttuu toiminnaksi palautteen kautta.

Palaute on myös vahvistavaa. Positiivisella palautteella voit vahvistaa sitä minkä haluat kasvavan. Lisää tätä! Juuri näin!

Paras tapa antaa palautetta on usein jutustelu kahvikupposen äärellä tai käytävän nurkissa ohikulkiessa. Hyvä tapa antaa palautetta on myös laittaa omista pohdinnoista rohkeasti viestiä. Kohtaloonsa tyytyminen ja hiljaisuus ovat niitä huonoimpia tapoja, asian tärkeyttä kun usein mitataan myös sitä kautta, kuinka moni asiasta puhuu.

Kun itse olen testaajana omassa porukassani erikoistunut palautteen antamiseen sekä sen tulkitsemiseen toimenpiteiksi, muistelen yhtä erityisen hienoa kokemusta Granlundilta.

Maaret Pyhajarvi_kasitelty
Kirjoittaja Maaret Pyhäjärvi kuuntelee käyttäjiä ja parantaa maailmaa Granlundin ohjelmistokehityksessä.

Istuimme porukalla huoneessa ryhmäohjelmoimassa. Otimme kukin vuoroja yhdellä tietokoneella, toteuttaen muutoksia ohjelmistoon. Ne, jotka eivät olleet koneella, kertoivat mitä tehdään ja jokainen antoi palautetta toisten ehdotuksista saman tien. Mieleenpainuva oli se hetki, kun puolesta lauseesta löytyi ajatus, jonka korjaamalla teimme asiat oikein – heti. Nopea palaute on tehokasta palautetta.
Palaute on myös vahvistavaa. Positiivisella palautteella voit vahvistaa sitä minkä haluat kasvavan. Lisää tätä! Juuri näin!

Palaute muuttaa maailmaa. Ja maailmaa on aina hyvä kehittää parempaan suuntaan, monissa mittakaavoissa.

 

Palveluverkkoja, osuuskaupan autoja, lentokoneita ja suuria säästöjä

Äitini työskenteli 50-luvulla Kuusamossa opettajana. Työsuhde-etuihin kuului poro ja ahkio, koska koulu ja opettajan asunto sijaitsivat 15 kilometrin päässä lähimmästä tiestä. Alue oli äärimmäisen köyhää. Yksi oppilaista ei voinut tulla kouluun, koska perheessä oli kymmenkunta lasta ja vain yhdet kengät. Jos koulunkävijä olisi ottanut ne mukaansa, eivät muut olisi päässeet pakkasessa pihan perälle. Nykyajan termein sanottuna: logistisia ongelmia riitti.

Johtava asiantuntija Heikki Lonka
Johtava asiantuntija Heikki Lonka

Kanadansuomalainen ystäväni Leo varttui Thunder Bayssä. Hänen isänsä ajoi kuorma-autollaan osuuskaupan kuljetuksia maanviljelijöille suomalaismetsään, joksi suomalaisten tilojen täplittämää aluetta tavattiin silloin kutsua. Talot tilasivat kaiken haravakoneista suolaan suomalaisesta osuuskaupasta.

Pikku-Leo pääsi usein mukaan näille reissuille. Joka talossa oli viivyttävä pitkään ja juotava pullakahvit, koska auto ja sen kuljettaja olivat ainoa yhteys ulkopuoliseen maailmaan. Englanninkielisistä radiolähetyksistä nämä ummikot kun eivät paljon ymmärtäneet.

Muuttuva maailma

Enää ei suomalaismetsissä asuta eikä jakeluauto kulje. Osuuskaupan kuljetusten ja pienten kyläkauppojen ajoista kaupan rakenne on muuttunut maailmassa paljon. Pienet kaupat ovat korvautuneet muutamalla isolla marketilla. Miksi me kuljemme itse pitkiä matkoja sen sijaan, että käyttäisimme lähikauppaa? Siihen vaikuttaa monia syitä. Suurissa kaupan yksiköissä hinnat saadaan painettua alas ja samalla valikoimaa voidaan pitää laajana. Saamme samalla rahalla parempaa laatua ja enemmän vaihtoehtoja. Matka-ajat ja kulkemisen kustannukset ovat samalla pudonneet. Kulkemisesta on tullut paljon helpompaa ja miellyttävämpää. Paitsi kenkiä, meillä on riittävästi autoja tai julkisia liikennevälineitä käytettävissämme.

Minkälainen kehitys on tapahtunut julkisten palveluiden tarjonnassa niistä ajoista kun kuljimme jalan ja ahkiolla? Miten julkinen sektori hakee tasapainoa hinnan, laadun ja matkan välillä? Kehitys julkisissa palveluverkoissa on kulkenut jossakin määrin samaan suuntaan kuin esim. kaupan alalla. Toimintaa keskitetään isompiin kouluihin, isompiin terveyskeskuksiin, isompiin paloasemiin.

Isommassa yksikössä ei olla niin haavoittuvia kuin pienessä. Yhden lääkärin poissaolo ei halvaannuta suuren terveyskeskuksen toimintaa ja työyhteisön jäsenet tukevat monella tavalla toisiaan. Vaikka potilaat ehkä joutuvatkin käyttämään hieman enemmän aikaa matkaan, heiltä ei kulu aikaa odotteluun paikan päällä. Kustannukset pysyvät kurissa, kun tasainen asiakasvirta hoitohenkilökunnalle pystytään järjestämään. Tilat saadaan tehokkaampaan käyttöön, kun isossa yksikössä on käytäviä ja muuta hukkatilaa suhteellisesti vähemmän kuin pienessä. Luonnonvaroja ja rahaa säästyy.

Palveluverkoissa on suuri mahdollisuus

Vielä julkisen puolen palveluverkoissa on paljon tehtävää. Esimerkiksi riittävän isoja kouluja on vähän. Keskimääräisessä suomalaisessa koulussa on 180 lasta. Suuremmat koulut mahdollistaisivat laadukkaamman opetuksen, pienemmät luokkakoot ja tasaisen opetuksen laadun. Oppilaskohtaiset kustannukset olisivat pienemmät. Hukkatilaa oppilasta kohden olisi vähemmän ja näin vuokrakuluja säästyisi. Jos pienet koulut korvattaisiin uusilla isommilla kouluilla, päästäisiin myös eroon sisäilmaongelmista. Tänään ne ovat joka neljännen oppilaan arkipäivää.

Granlundin tekemissä palveluverkkoselvityksissä ilmenee, että uusimalla koko Suomen nykyinen koulu- ja päiväkotiverkko, saavutettaisiin merkittäviä säästöjä vuosittain. Samalla opetuksen laatu paranisi ja ylläpidettävä rakennuspinta-ala pienenisi. Uusi kouluverkko myös kasvattaisi merkittävästi kannattavien investointointien määrää. Palveluverkon uudistaminen on mahdollisuus, joka saattaisi tarjota ratkaisuja julkisen talouden kestävyysongelmaan samalla, kun rakennushankkeet elvyttäisivät taloutta.

Visio koko kouluverkon uudistamisesta on toki teoreettinen, mutta siitä voidaan huomata yksi tärkeä asia: asioita kannattaa analysoida ja antaa erilaisille skenaarioille tilaisuus. Näin luodaan tuoretta ajattelua ja uusia mahdollisuuksia, joita voidaan taloudellisten realiteettien puitteissa toteuttaa.

Miksi näin ei tehdä? Tähän on useita syitä. Pelätään koulumatkojen pidentymistä, vaikka ajallisesti kysymys on usein minuuteista. Nykyinen kouluverkko tuntuu mahdottomalta uudistaa, vaikka se on iältään keskimäärin yli neljäkymmentä vuotta vanhaa. Tämän ikäinen rakennuskanta pitää joka tapauksessa korjata uutta vastaavilla kustannuksilla, miksei saman tien uusita se kokonaan?

Jostakin syystä julkisella sektorilla harvoin lasketaan investointien kannattavuutta, vaikka toiset investoinnit maksavat itsensä takaisin, toiset eivät. Usein puuttuu tietoa, vaihtoehtoisten verkkojen kustannuksia ei osata laskea.

Kaukaa katsomalla voi nähdä enemmän

Ihmisen henkinen rakenne on sellainen, että olemme nykyhetken ja olemassa olevan tilanteen vankeja. Filosofi David Humen mukaan ”siitä, miten asiat ovat, ei voi päätellä miten ne voisivat olla”. Meillä pitäisi olla kyky välillä nousta arkipäivän yläpuolelle ja nähdä asiat laajemmassa, lintuperspektiivissä. Näin me kuitenkin valitettavan harvoin teemme.

Eräänä päivän äitini luokkaan ryntäsi joukko oppilaita, jotka huusivat nähneensä lentokoneen. Äitini kysyi minkä kokoinen se oli, tarkoittaen tietenkin oliko kyseessä liikennekone vai pienkone. ”Tämän kokoinen” sanoivat pojat ja levittivät kätensä. Kuusamolaispojat eivät koskaan olleet nähneet lentokonetta eivätkä voineet ymmärtää sen oikeaa kokoa.

Jotta voimme suunnitella laadukkaat, tehokkaat ja terveelliset palveluverkot, meidän on pystyttävä katsomaan asioita etäältä. Meidän pitäisi pystyä näkemään asiat lentokoneperspektiivistä. Me sentään olemme nähneet lentokoneita ja lentäneetkin niillä.

Kokeilukulttuurin supervoimat

Maaret Pyhajarvi_kasiteltyInsinööritoimistossa rakennetaan monenlaisia asioita. Ja monenlaisella tapaa. Minun porukkani rakentaa ohjelmistoja. Muutamme ideoita koodiksi, ja sehän on oikeastaan tässä modernissa maailmassa tapa päästä lähimmäs reaalimaailman supervoimia, kun tietokoneet saa valjastettua avuksi mitä moninaisimmissa asioissa. Minun porukkani käyttää supervoimiaan Granlund Designer ja Granlund Manager  -ohjelmistotuotteiden parissa. Gradesigner

Kun me rakennamme, rakennamme vähän eri tavalla. Ohjelmistot ovat näkymättömiä ja muokattavia, ja kun ideamme paranevat oppimisen kautta, paranee myös rakentamamme ohjelmisto. Meillä ei vain puhuta kokeilukulttuurista, vaan meillä eletään sitä. Rakennamme aktiivisesti pientä, joskus jopa niin pientä, että sitä ei oikein huomaakaan. Mutta pitkällä aikavälillä pienistä palasista koostuu suuria kokonaisuuksia.

Pieni palanen kerrallaan ratkotaan toiminnan tehostamisen ja tukemisen tarvetta, niin että joka päivä meidän tekemisistämme olisi muulle tekemiselle jälleen enemmän hyötyä.  Taloja rakennetaan ihmisten käyttöön, jotta meillä olisi paikkoja asua ja toteuttaa itseämme. Ohjelmistoja rakennetaan ihmisten käyttöön, jotta voisimme tehdä asioita, jotka ilman ohjelmistoja olisivat hitaita, vaikeita tai mahdottomia.

Rakennamme paljon myös samalla tapaa kuin eri tekniikanaloja edustavat työkaverimme ympärillä. Yhteistyössä. Keskustellen. Tavoitehakuisesti. Parempaa tavoitellen, nykytasoon tyytymättä. Kukin omien erityisosaamistensa puitteissa.

Pientä rakentamalla jatkuvasti enemmän

GRA_GP01_GraMan___lb____RGBJoskus aikanaan ohjelmistoja tehtiin siten, että kerran vuodessa tuli ulos pääversio, jossa oli kaikenlaista uutta ja kivaa. Sitten siinä välissä tuli joku pienempi versio, jossa jotain kiireellisiä ominaisuuksia. Tämä on mennyttä.

Nykyisin ohjelmistoja tehdään siten, että käyttäjällä on käytössään kullakin hetkellä paras mahdollinen työkalu tekemistään tukemaan. Se tarkoittaa, että tämän päivän ja huomisen työkalu voi olla eri – mutta se on paras mitä juuri nyt on saatavilla. Kun aktiivisesti rakennetaan pientä ja mennään jatkuvasti eteenpäin, ei käyttäjä välttämättä edes huomaa, että tiedot tallentuvat nopeammin ja suoraviivaisemmin. Tai että tieto, jonka tallensi kuukausi sitten, onkin juuri sopivasti nähtävillä raportilla, jota ei silloin vielä tarvinnut – eikä sitä silloin myöskään ollut.

Toiveita, tarpeita ja ideoita on enemmän kuin tekemisen putkeen mahtuu. Ja siksipä asioita tehdäänkin asia kerrallaan. Yksi kerrallaan ja monta peräkkäin, jatkuvana virtana.  Supervoimat ja taika eivät muuta ideoita koodiksi ilman tiukkaa asiantuntijatyötä. Ja työ vaatii aikaa ja panostusta.

Mahdollisuuksien maailma ja toteutuksen maailma

Kokeilukulttuuri on tapa toimia, kehittää ja suunnitella nopeasti ja pienellä riskillä. Isojen projektien ja suunnitelmien sijaan silmät ovat jatkuvasti avoinna oppimiselle, ja asioita edistetään pienissä palasissa. Ehkä opimme, että alkujaan tunnistettu tarve täyttyykin jollain ihan toisella tapaa, kunhan oivalletaan. Ideat paranevat käytännön tekemisen kautta.  Etsitään uusia ratkaisuja ja selvitetään mikä toimii ja mikä ei.

Kun ohjelmistoja rakennetaan, asioita kokeillaan paljon jo ideatasolla. Olisiko tästä hyötyä? Ilman että mitään merkittävää on vielä rakennettu, eletään mahdollisuuksien maailmassa: keräten ja priorisoiden ideoita, kartoittaen vaihtoehtoja. Ideoista keskusteleminen on halpaa, kun toteutuksen voimavaroja ei ole vielä sidottu tehtyyn valintaan.

Toteutuksen maailma on putki, jossa tehdään asia kerrallaan. Kokeilukulttuurin myötä joskus opimme, että hyvästä ideasta ei tullutkaan täydellistä toteutusta, ja käytön kautta opitaan uusia täydentäviä tai korvaavia ideoita. Kun putkeen laittaa pieniä asioita, asia kerrallaan, ei putki tukkiudu. Ja uudet oivallukset juuri tänään voivat vaikuttaa tekemisiin nopeastikin.

Mallina muille

Tavalla, jolla ohjelmistoja teemme, olemme mallina muille. Mallinnettavana on oikeastaan yksi keskeinen asia: fiksut ihmiset yhteistyössä tekevät hyviä asioita. Ohjelmistot pitää rakentaa muutettaviksi, joten panostamme merkittävästi pinnan alla oleviin rakenteisiin. Ohjelmistoammattilaisena houkutus olisi kertoa pitkästi, mitä nämä rakenteet ovat, mutta tämän tarinan osalta tyydyn toteamaan: antakaa osaaville ohjelmistoihmisille tilaa tehdä hyviä päätöksiä ja oppia.

Osaavat ihmiset ovat ohjelmistokehityksen taikaa.

Granlund Host Finland’s First Ever Behaviour Change Hackathon: 5 Tips to Reduce Building User Energy Consumption

blog1

On the first Monday in May software developers, behavioural psychologists and energy experts came together at Granlund’s headquarters in Helsinki to prototype ideas that reduce user energy consumption in buildings. The event was organised by Granlund and Demos Helsinki and was a byproduct of the Smart Retro Project 

Considering that the vast majority of buildings only have knowledge of their total electricity consumption and their total heating consumption, the goal of the hackathon was to scale down the requirements and to stick to simple, practical solutions that would be quick to build, and would help promote sustainable behavior”

 What is user energy consumption?

Buildings can be excellently designed by teams of engineers and architects but until they are occupied by the eventual users it is very difficult to obtain a detailed understanding of how they will be used. This is predominately because people use buildings in an unpredictable way and as a result they represent the “human error” in the complex engineering system that is the modern building. There are many important questions that cannot be answered as each day is essentially a unique event. Examples of these key questions are:

  • At what time will the last person leave the building so that all ventilation, lighting and heating systems can be shut down?
  • Can we trust people to turn off the light over their desk when they leave or should we install an automatic system to do this?

User energy consumption analysis of buildings concerns the interaction between the installed energy consuming systems (for example: lighting), the related control systems (for example: light switches) and the people that occupy the building. At the hackathon Outi Kuittinen of Demos Helsinki explained that “Our behaviour can indeed have a major impact on energy consumption. One study (see image below) found that being wasteful with our energy use could lead up to a 33% increase in the default energy consumption of a building. Correspondingly, being conservative with our energy use could lead up to 32% less consumption from the baseline amount. Hence, by acting smart, we can actively cut down our energy consumption by over a half

blog2

With this in mind there are two opposing views as to how to minimise user energy consumption in buildings.

  • Keep it simple: the first view favours simple control systems that are operated by the users and the benefits of this approach are low cost of installation and ease of use of the control systems. The downside of this approach is that the majority building users are not motivated to minimise energy consumption and thus energy consuming systems are frequently left on, even at times when they are no longer needed.
  • Automation: the second view favours automation over user control. This approach uses pre-set time schedules to turn on the systems in the morning and shut down the systems in the evening. It also uses approaches such as carbon dioxide detectors to control ventilation rates and occupancy sensors to control lighting. The downside of this approach is that it can be frustrating for the building users if the systems turn themselves off when they are still required. Automatic control systems must minimise disruption to the users while also minimising energy consumption and it is not always so easy.

The best solutions often use a hybrid approach.

Why is user energy difficult to measure?

In order to adequately map and measure user energy consumption we require a building that has a very high level of sub-metering as a minimum. It would also be beneficial for the building to have a very sophisticated method of measuring occupancy. The required level of sub-metering is not being installed in the most advanced modern buildings and as of yet there is not a commonly used and accurate method of measuring occupancy. We require these systems as we would like to compare the energy consumed in the different areas of the building with the number of occupants at that time. We would also like to have competition between different areas of the building by comparing the lighting energy consumption of floor 1 versus floor 2 in an office building for example. Considering that the vast majority of buildings only have knowledge of their total electricity consumption and their total heating consumption, the goal of the hackathon was to scale down the requirements and to stick to simple, practical solutions that would be quick to build, and would help promote sustainable behavior.

“The hackathon focused on solutions for existing office buildings that did not have sub-metering”

“successful development of these solutions would raise the awareness of the benefits of behavior change in the real estate context”

Targets of the hackathon

Throughout the preparation for this event our definition of a hackathon was: an event where software developers collaborate intensively with a wide range of experts on software projects that aim to solve a particular problem. The hackathon focused on solutions for existing office buildings that did not have sub-metering and where measuring user behavior was difficult and each team was given a different focus area from the list of: lighting, appliances, elevators, space use and heating. The targeted outcome was to create software solutions that could be implemented and evaluated without the need for behavior change studies carried out by experts or investments in hardware. It was also noted that successful development of these solutions would raise the awareness of the benefits of behavior change in the real estate context.

blog3

Hackathon results
The results of the 5 teams are briefly summarised below:

Warm Enough: the heating team’s solution was to “optimise indoor temperature based on crowdsourced temperature feedback via mobile app”. The main aim of the concept was to stop office buildings being overheated in winter and to find a temperature that might be lower than is currently standard but which suits is “warm enough for 75%” of the building occupants. For example if a particular office building is currently heated to 23oC then maybe 20oC would be “warm enough for 75%”. The 25% for which the set temperature is not warm enough would then be provided with specialist solutions such as woolen socks, a warmed chair or they could even be relocated into a warmer room. The process of determining which temperature is “warm enough for 75%” involves testing different temperatures and gathering feedback from the building users via an application. This concept could also be used to stop office buildings being overcooled in summer.

blog4

Stairs are the new normal: the target of the elevators team was to minimise the use of elevators in order to reduce energy consumption and to promote the health benefits of taking the stairs. The team’s aim was to normalise the use of the stairs and to create the perception that the elevators were only for those building users who could not take the stairs due to disability. They suggested taking away items such as restaurant menus, music and information screens from the elevator and adding them to the stairs. They also suggested adding images of green feet on the stairs and information posters describing the benefits of choosing the stairs.

blog5

Monitoring monitors: the appliances team created and demonstrated a screen use tracker that encouraged users to turn off their computer monitors when they shut down their computers. The “Easy Reminder” tracks the amount of energy you’ve wasted and lets you know how far you’d drive by a car with the same energy. The tracker also compares that figure to those of your colleagues and gives positive feedback when you have improved your behavior.

blog6

Shedding light on occupancy: The lighting team aimed to help building users to be proactive when turning items off. One typical problem can be summed up as follows: I think I am the last person leaving tonight and I want to turn off all the lights but what if someone is still working? They aimed to solve this solution by creating a location related application that shows that a user is still in the building working. For privacy reasons the application is not accurate a shows the persons general location. This will help building users be more proactive and building managers be more efficient in setting the shut-down schedules. Eventually this application could even be used to automatically shut down the building systems once the last person has gone home.

blog 7

Standing room only? the space use team focused on reducing the amount of office space allocated to meeting rooms. They did not suggest abolishing meeting rooms altogether but instead encouraged companies to be more creative as to where they hold their meetings. This could achieve an increase in energy efficiency by being more space efficient and could also increase productivity by using fun meeting spaces such as gardens and rooftops and by having standing only meetings in corridors.

Thank you once again to all the participants and let’s keep this discussion going!