Kuinka Lean voisi tehostaa terveydenhuollon toimintaa? Kolme keinoa, jotka nostavat potilaan keskiöön

Teksti: Jori Reijula

Suomen Lean-yhdistyksen seminaarissa keski-ikäinen terveydenhuollon alan yritysjohtaja havahtui, kun ymmärsi Leanin vapauttavan työaikaa. ”Voinko siis irtisanoa työntekijöitä, jotta saamme kustannussäästöjä?” Syvä hiljaisuus täytti salin.

Lean vapauttaa työaikaa, mutta mikä on terveydenhuollon perustoimintaa? Hoitaa hyvin asiakkaita ja tuottaa heille parasta mahdollista palvelua.

Eläköityvien suhteellinen osuus Suomen väestöstä kasvaa, hoidon tarve muuttuu vaativammaksi ja  monisairaat potilaat tarvitsevat hoitoa yli perinteisten sairaalaorganisaatiorajojen. Siiloutuneille sairaalaorganisaatiolle tämä on kustannustehokkuuden näkökulmasta haastava tilanne. Soppaa hämmentämään tulee vielä paljon puhuttava SOTE-uudistus ja sen mahdollisesti mukanaan tuoma potilaan valinnanvapaus, joka saattaa entisestään mutkistaa tilannetta.

shutterstock_352316315

Suomen 1960-80 luvuilla rakennettu sairaalakanta, vanhanaikaiset työprosessit ja siiloutuneet organisaatiot kaipaavat muutosta, jotta tuleviin haasteisiin kyetään vastaamaan. Nykytilanteessa monisairaita ja tehokasta hoitoa vaativia potilaita pallotellaan yksiköstä toiseen ja kokonaiskuva sekä vastuu potilaan hoidosta jäävät usein epäselviksi. Tämä tulee yksinkertaisesti liian kalliiksi veronmaksajille kiristynyttä tehokkuutta peräänkuuluttavassa työmarkkinataloudessa.

Sairaaloiden tietojärjestelmien kehittämiseen on käytetty miljoonia, mutta silti henkilökunta kirjaa potilastietoja päivittäin paperille. Potilastietojärjestelmät ovat usein liian monimutkaisia ja niitä vaivaavat yhteensopivuusongelmat. Yhdysvaltalaisen Kaiser-Permanente sairaalan suorittaman tutkimuksen mukaan dokumentaatio vie peräti 35 % hoitajan ajasta ja vain vaivaiset 19 % jää käytettäväksi potilastyöhön.

Kireän työtaakan keskellä olisi vielä muistettava, että lääkärin ja sairaanhoitajan työhön kuuluu olennaisena osana myötätunnon osoittaminen potilaalle osana hoitoa. Kuinka tämä huomioidaan, kun kustannussäästöt ja tehokkuusvaatimukset kiristävät terveydenhuollon henkilöstön työtaakkaa entisestään yhä kireämmäksi?

Yksi ratkaisu ongelmien setvimiseen voisi olla Japanista lähtöisin oleva Lean-ajattelu, joka perustuu yksinkertaisesti siihen, että niukoilla resursseilla tuotetaan asiakkaalle (potilaalle) mahdollisimman suuri arvo. Eli täytämme potilaan tarpeen niin hyvin kuin vain voimme sen tehdä. Hienointa Lean-ajattelussa on se, että se ei ole rakettitiedettä: jokainen kykenee ymmärtämään Lean-ajattelun ja pääsemään siihen halutessaan sisään – kyse on tahdosta ja tahdonvoimasta.

Voi olla utopiaa luvata, että Leanilla ongelmat katoavat. Sen sijaan esitän arvioni siitä, mitä hyötyä tämän päivän terveydenhuoltoon systemaattinen Leanin implementointi voisi tuoda.

  1. Siiloista yhteisöllisyyteen ja tehokkaampaan tilasuunnitteluun

Keskeistä on tiivis yhteistyö työntekijöiden kesken ja kokonaisuuden optimointi, jotta koko sairaalan työtä ja työprosesseja voidaan kehittää sujuvammaksi. Sairaalaorganisaatioiden siilot eivät edistä tehokkaita potilaanhoitoprosesseja etenkään nykysairaalassa, jossa kasvava osa potilaista on monisairaita tai sellaisia, joiden hoito ulottuu useamman yksikön toimialueelle.

Käyttäjiä tulisi kuunnella sairaalasuunnitteluhankkeissa enemmän ja ottaa heidät mukaan jo hankkeen  alussa. Tilasuunnittelussa olisi lähdettävä liikkeelle toiminnallisesta näkökulmasta. Hoitoprosessit on suunniteltava nöyrästi ja ennakkoluulottomasti monialaisten työryhmien avulla. Näissä tulisi olla mukana niin käyttäjiä kuin potilaanhoitoreitin eri ammattilaisia aina erikoislääkäreistä ja sairaanhoitajista logistiikkasuunnittelijoihin. Lean-asiantuntijoita tarvitaan fasilitaattoreiksi, jotta käyttäjäryhmien osaaminen saadaan kiteytettyä toiminnalliseen suunnitelmaan. Tämän pohjalta luodaan tilasuunnitelmat ja päästään sujuvaa työntekoa edistäviin työympäristöihin.

  1. Tietojärjestelmien yhteensopivuus tuo tehokkuutta

Lean näkee teknologian vahvuutena, mutta ainoastaan silloin, kun se edistää tehokasta työntekoa, eikä ole virhealtis. Sairaaloiden tietojärjestelmien tulisi olla yhteensopivia, jotta potilaiden tietoja voitaisiin siirtää paikkakunnasta ja sairaalasta riippumatta. Niiden tulisi olla myös nopeita ja helppoja käyttää. Nykytilanteessa jopa nuoret, ”teknologianatiivit” terveyskeskuslääkärit tuskailevat nykyisten järjestelmien kanssa.

Ideaalitilanteessa jokainen sairaala käyttäisi keskenään yhteensopivia ja helppokäyttöisiä järjestelmiä. Valitettavasti Suomen lainsäädännön sekä kuntien ja valtakunnan tason poliittisen päätöksenteon vuoksi tällaisen ideaalitilan saavuttaminen lyhyellä aikajänteellä osoittautunee mahdottomaksi. Omaksumalla Lean-filosofian ja sitoutumalla sen noudattamiseen sairaalat voisivat kuitenkin pitkässä juoksussa kukin sitoutua noudattamaan keskenään yhteensopivia tietojärjestelmiä.

  1. Potilaan huomioiminen keskiössä

Tulevaisuudessa potilaan kokemus tulee hallitsemaan terveydenhuoltoa: se, mikä ei nopeuta tai edesauta potilaan paranemista, helpota tämän oireita tai ennaltaehkäise sairauksia, tullaan leimaamaan hukaksi. Lean-ajattelussa päivittäisistä työprosesseista etsitään pullonkauloja, jotka dokumentoidaan, standardoidaan ja lopuksi pyritään kehittämään. Tehostunut työ vapauttaa työaikaa, joka voidaan käyttää asiakkaalle tuotettuun arvoon.

Yhä suurempi osa terveydenhuollon asiakkaista kaipaa paitsi fyysistä, myös psyykkistä hoitoa. Tämä ei välttämättä tarkoita ammattilaisen psykiatrista konsultaatiota vaan empatiaa, myötätuntoista läsnäoloa ja tunnetta, että potilaasta välitetään. Vuorovaikutus korostuu terveydenhuollossa ja sille tulisi varata enemmän aikaa. Tutkitusti potilaaseen käytetty aika ja kokemus siitä, että hänen asiaansa hoidetaan, näyttää vähentävän myös päivystyskäyntejä.

JoriKirjoittaja Jori Reijula toimii johtavana asiantuntijana Granlund Consulting Oy:n neuvonantopalveluissa ja on tutkinut viime vuosina etenkin terveydenhuollon käyttäjälähtöistä tilasuunnittelua, työprosesseja ja johtamista.

Yhdessä olemme enemmän

Susanna Sairanen
Kirjoittaja Susanna Sairanen työskentelee Granlund Consultingissa.

Allianssimallit, Big Room-työskentely, ekosysteemit, joukkorahoitus, parvityöskentely, jakamistalous… Suuri osa tämän päivän uusista työskentelymalleista tai trendeistä liittyy yhteistyöhön tavalla tai toisella. Olennaista on erilaisten resurssien yhdistäminen yhteisen hyvän vuoksi. Yhdessä tekeminen paitsi tuo energiaa, innostavuutta ja uusia näkökulmia, myös mahdollistaa ratkaisut, joita ei voisi yksin saavuttaa.

Yhteistyön lisääntyminen on olennaista myös koko Suomen menestymisen kannalta. Sitran mukaan suomalaisen työelämän suurimpana haasteena ovat jäykät rakenteet ja teollisen ajan työkulttuuri. ”Ihmisten vahvuudet ja potentiaali pitää saada käyttöön” todetaan Sitran ”Uusi työ” – hankkeessa.

Tulevaisuudessa tarvittavat taidot

Howard Gardner
Harvardin yliopiston professori Howard Gardner on erikoistunut kognitiotieteeseen ja oppimiseen.

Jotta tulevaisuuden muutoksiin voidaan vastata, tarvitaan uudenlaisia taitoja.  Ehkä paras näkemys näistä taidoista on Harvardin yliopiston professori Howard Gardnerilla. Gardner on erikoistunut kognitiotieteeseen ja oppimiseen, ja tunnetaan parhaiten moniälykkyysteoriastaan. Gardner on kirjoittanut aiheesta useita kirjoja ja hänet on palkittu uraauurtavasta työstään useamman kerran. Olin syksyllä kuuntelemassa häntä, enkä ole ennen tavannut ihmistä, jolla on niin suunnaton määrä yleissivistystä, näkemystä ja halua jakaa tätä tietoa eteenpäin.

Vierailun aikana Gardner kertoi mm. näkemyksiään niistä taidoista, joita tulevaisuudessa tarvitaan (5 minds to the future). Tässä yhteydessä haluaisin nostaa niistä esille kolme:

Ensimmäinen on kyky luoda synteesejä, jonka yhtenä lähtökohtana on pystyä hyötymään erilaisista asiantuntijoista muodostetuista tiimeistä.

Toinen on toisten kunnioittaminen, jonka taustalla on kyky työskennellä erilaisten ihmisten kanssa, huolimatta heidän taustoistaan.

Viimeinen taito, eettinen mieli, on kyky toimia vastuullisesti ajattelemalla asioita kokonaisuuden kannalta, ei vain itsensä näkökulmasta. Eettinen mieli on myös luottamuksen yksi edellytys ja luottamus puolestaan aidon yhteistyön olennainen lähtökohta.

Laaja-alaista yhteistyötä

Myös suuret suomalaiset yritykset ovat ymmärtäneet yhteistyön tärkeyden. Esimerkiksi Sanoman uusi toimitusjohtaja Susan Duinhover tuo yritykseen uudenlaista ajattelua. Kilpailussa menestyäkseen Sanoma on valmis yhteistyöhön myös kilpailijoiden kanssa.

Kira-alalla puolestaan yhteistyön merkitys näkyy erityisesti vaativissa hankkeissa, joissa yhteistyö on jopa välttämätöntä. Tästä esimerkkinä on Meilahden Siltasairaalan talotekninen suunnittelu, jossa kaksi suurta suunnittelutoimistoa, Granlund ja Ramboll, suunnittelevat yhdessä 75 000 bruttoneliön trauma- ja syöpäsairaalan.

Myös asiakkaan, tilojen käyttäjän, kuunteleminen tulee entistä tärkeämmäksi. Tilat eivät voi jatkossa olla vain kustannus, sillä digitalisaation ja uudenlaisten työskentelytapojen myötä niiden on – kuten minkä tahansa muun resurssin – tuotava arvoa niiden käyttäjille. Miten voisi paremmin rakentaa tilat, jotka sopivat käyttäjän tarpeisiin, kuin tekemällä yhteistyötä käyttäjän kanssa? Käyttäjän näkökulmasta ajattelua avasikin Pekka Metsi viime kuun blogissaan.

Kiinteistöt yhteistyön tukena

Perinteiset toimistokäyttäjät tiivistävät tilojaan, mutta se ei tarkoita, että niistä halutaan luopua kokonaan. Yhteistyötä ei synny, jos ihmiset eivät kohtaa. Toimiston pitää olla houkutteleva ja siellä työskentelyn miellyttävää, jotta toimistolle tullaan ja jotta siellä viihdytään.

Hyvällä ylläpidolla ja työskentelyolosuhteilla voidaankin vaikuttaa hyvinvointiin, tuottavuuteen ja sitä kautta yrityksen tulokseen. Tulevaisuudessa työntekijöiden tyytyväisyys on entistä tärkeämpää sekä kiinteistön omistajien että niitä käyttävien yritysten kannalta. Yksi keino tukea käyttäjätyytyväisyyttä on Granlundin Pulse -palvelu, joka yhdistää käyttäjän ja kiinteistön hyvinvoinnin.GranlundPulse-1197_pienempi_logolla

Myös erilaiset yhteiskäyttötilat kasvavat merkittävää vauhtia. Yksi hienosti toimiva konsepti on Amsterdamissa toimiva Seats to Meet, jonka menestys perustuu siihen, että tilan käyttäjät ovat yhdessä enemmän kuin osiensa summa. Tätä tuetaan monilla tavalla, kuten ihmisten osaamista keräväällä softalla, yhteisillä tapahtumilla ja tietenkin tilasuunnittelulla. Global Coworking Forecast lupaakin ennusteissaan hyvää vuotta 2016 erilaisten yhteistilojen omistajille ja operaattoreille.

Kerro minulle ja unohdan. Opeta minua ja muistan. Osallista minut niin opin.

Otsikossa käytetty Benjamin Franklinin lause on edelleen – tai nimenomaisesti – 8860_webnykypäivää. Se soveltuu erinomaisesti myös nykyiseen työelämään, jossa jatkuva kehittyminen, oppiminen ja yhteistyö ovat avainsanoja menestyksessä.

Asiantuntijatyössä osaaminen ei ole vain yhden ihmisen takana. Yhteistyössä on mahdollista luoda synergiaa, löytää ketteriä ratkaisuja ja päästä tavoitteisiin nopeasti. Päätösten tekeminen on vahvemmalla pohjalla ja ihmiset sitoutuvat paremmin, kun pääsevät osallistumaan.

Yhteistyöhön pääsemiseen on onneksi olemassa työkaluja. Esimerkiksi Big room –työpajatyöskentely keskittyy juuri tähän. Työpajamenettelyllä kootaan toimijat saman pöydän ääreen ja sen avulla mahdollistetaan vuorovaikutus ja tiedon siirtyminen asiantuntijalta toiselle. Näin on mahdollista saada kaikkien osaaminen huomioitua ja löydetään nopeasti ja tehokkaasti oikeat ratkaisut. Asiakkailta saadun palautteen mukaan esimerkiksi Big Room -työskentely auttaa huomaamaan, että eri osapuolilla oli asioista samoja näkemyksiä ja että yhteinen kieli voi löytyä. Ihmiset eivät myöskään koe olevansa yksin asioiden kanssa.

Päätän tämän kertaisen blogin Howard Gardnerin lauseeseen. Mielestäni se on hienosti sanottu:

“We are the sum of whoever we worked with”

Susanna Sairanen työskentelee Granlundin Consultingilla ja haluaa kehittää kiinteistöjä palvelemaan paremmin ihmistä.

Maailma muuttuu myös esitystekniikan mukana

Me ihmiset viestimme toisillemme koko ajan ja tähän kanssakäymiseen meillä on luontevasti evoluution kehittämät välineet, ensisijaisina puhe ja kehonkieli. Mutta viesti kulkee myös vaikka laulaen ja tanssien, mistä syntyy parhaimmillaan myös taidetta.

Kirjoittaja Ilkka Paloniemi on esitystekniikan johtava asiantuntija.
Kirjoittaja Ilkka Paloniemi on esitystekniikan johtava asiantuntija.

Nykyisin ihmisten väliseen kommunikaatioon tuo uuden lisän tekniikka moninaisissa muodoissaan. Audiovisuaalinen esitystekniikka on käytössämme lähes joka paikassa, melkein joka päivä. Urheilukilpailut tarvitsevat äänentoiston ja tulosinformaation, teatteriesityksissä luodaan oikeaa tunnelmaa valolla ja äänellä, ravintoloiden ääni- ja valomaisemat rakennetaan huolella. Kokoustilat varustetaan vähintäänkin videoprojektorilla ja parhaimmillaan neukkarin etäyhteydellä käydään globaaleja neuvotteluja.

Taskussa tiedon ja tekniikan valtatie

Digitaalisen teknologian valtava kehitys on mahdollistanut sen, että meillä kaikilla on taskuun menevä monitoimilaite, jossa on kamera, puhelin ja Internet. Meillä on henkilökohtaisessa käytössämme väylä tiedon valtatielle, reitti lähes kaikkeen maailmassa. Tällaisesta ei osattu edes haaveilla silloin, kun kuunneltiin yleis- ja rinnakkaisohjelmaa radiosta.

Periaatteessa me kaikki sometamme ja käytämme sovelluksia, niin viihtyäksemme kuin hyötyäksemme.

Fazer esittelykäytävän valaistus.
Fazer esittelykäytävä.

Sovellukset ovat nykyisin isoa liiketoimintaa. Tuotteiden kirjo on leveä ja esimerkiksi App Storessa on tällä hetkellä 1,5 miljoonaa sovellusta.

Toki kehitys kohtaa myös vastustusta. Kännyköiden ja sähköpostin tullessa oli niitäkin, jotka liikkuivat ”pärjään edelleen lankapuhelimella ja faxikin tulee perinteisesti kenkään” -asenteella. Samaa on nähtävissä edelleenkin.

Itse olen terveen uteliaisuuden kannattaja: tutustun ennakkoluulottomasti uuteen. Kokeilun jälkeen voi todeta, sopiiko uusi palvelu päivittäiseen tarpeeseen vai hylkääkö sen tarpeettomana.

Hyväkään tekniikka ei pelasta huonoa tilaa

Esitystekniikalla tarkoitetaan niitä sähköisiä järjestelmiä, joilla viestintää ja sisältöjä vahvistetaan: ääni paranee, valo auttaa näkemään oikeita asioita, lisäksi moni nykyesitys kaipaa tuekseen esimerkiksi kuvia.

Kun vastaanottajajoukko kasvaa, viesti kaipaa vahvistusta. Tästä tarpeesta syntyi äänentoisto. Historiassa äänenvahvistusta on tehty arkkitehtuurin keinoin, jo muinaisissa meksikolaisissa kaupungeissa oli aukioita, joilla oli mahdollista puhua yli kymmenelletuhannelle kuulijalle. Vielä nykypäivänäkin hyvin toimivat viestintä- ja kokoontumistilat on nostettava suunnittelun ja toteutuksen keskiöön. Hienoista esitysteknisistä järjestelmistä ei ole hyötyä, jos katsomosta ei näe tai kuulee esiintyjää.

Tiedekeskus Pilke, Rovaniemi. Näyttelyvalaistus.
Tiedekeskus Pilke, Rovaniemi.

Onkin tärkeää, että esittämiseen liittyvät tarpeet ymmärretään jo siinä vaiheessa, kun ensimmäisiä tilaluonnoksia hahmotellaan tupakkiaskin kanteen. Laadukkaan ja hyvin suunnittelun toteutuksen avulla voidaan esitysten sisältöä syventää ja laajentaa.

Tilan perusasiat pitää kuitenkin olla kunnossa, ensimmäisinä kysymyksinä akustiikka ja luonnonvalon hallittavuus. Laadukkaalla äänentoistolla ei pysty pelastamaan meluisaa ja kaikuisaa tilaa. Tai jos videoprojektori sijoitetaan paikkaan, johon tulee runsaasti päivänvaloa, ovat onnistumisen mahdollisuudet niukat. Näistä syistä rakentamiseen liittyvissä projekteissa tarvitaan AV-esitystekniikan osaamista riittävän ajoissa.

Esitystekniikan muuttuva maailma

AV-esitystekniikan toteuttamisen piiri lisääntyy kokoajan. Tämä tarkoittaa kokonaan uusia toimialoja ja uudentyyppisiä sisältösovelluksia.

Otetaan esimerkiksi sairaala. Toki terveydenhuollossa on aiemminkin varusteltu auditorioita sekä neuvotteluhuoneita AV-järjestelmin, mutta nykyisin tallennetaan vaikkapa kirurgisia operaatioita terveydenhoitoalan opiskelun käyttöön. Kokonaan uusi ala on AV-esitysteknisten järjestelmien mahdollisuudet potilaiden kuntoutuksessa ja terapiassa. Tällä osa-alueella kovassa murroksessa on ennen kaikkea esitettävien sisältöjen kehittäminen.

Muuttuva maailma näkyy myös museotoiminnassa. Koko kaupunki muuttuu museoksi, kun rakennetaan esimerkiksi kaupungin historiallinen esittely äänisovelluksen muotoon. Tällöin museovierailija voi kuunnella dramatisoitua esitystä valitusta kohteesta. AV-teknologiaa hyödynnetään myös museoiden mediasisältöjen toteutuksessa, esimerkiksi osallistavissa kosketusnäytöissä. Myös liikkuvasta kuvasta on tullut osa sisältöä. Digitaalinen teknologia mahdollistaa myös sisältöjen vaivattoman ja nopean päivityksen, kun ei tarvitse tulostaa tekstitauluja.

Helsingin rautatieaseman kellotorni valaistuna.
Helsingin rautatieaseman kellotornin iltavalaistus.

Valaistuksella rakennusten hämäränajan identiteettiä parannetaan koko ajan. Arkkitehtuurin ei näy enää vain luonnonvalossa ja suunta rakennusvalaisemisen kehittämiselle on vahvasti nousujohteinen. Kaupungit ja asutut ympäristöt saavat uuden luonteen hyvin tehdyn valaistuksen keinoin. Älykkäät valaistusratkaisut ovat jo olemassa. Niillä voidaan vaikuttaa siihen, miten rakennus näyttäytyy eri hämärän aikoina, minkä lisäksi energiankulutusta voidaan hallita fiksun ohjelmoinnin avulla. Valojen ei tarvitse palaa turhaan silloin, kun sille ei ole tarvetta.

Esitystekniikka on ajanut myös oppimisympäristöt murrokseen. Perinteisestä ”luokka ja käytävä” -ajattelusta ollaan siirtymässä muuntuviin monitoimitiloihin, joissa opetussisältöjä jaetaan AV-tekniikan keinoin. Oppilaille on luontevaa tehdä tehtäviä tietokoneella ja esittää niitä muille tehtävänpurun yhteydessä.

Näiden esimerkkien kautta on helppo nähdä, että maailma, tilat ja kommunikaatio muuttuu monin tavoin. Pidetään mielemme avoinna.