#työpaja

Onko rakennusala saanut oman Putouksensa allianssihankkeiden kilpailutuksen kehitystyöpajoista?

mkarkk KONSULTOINTI, RAKENNETTU YMPÄRISTÖ, YHDESSÄ TEKEMINEN, Yleinen , ,

Big Room post it pienempi_small

Kirjoittaja: Piia Sormunen

Moni meistä on katsonut MTV3:n Putous-ohjelmaa, jossa kasa tunnettuja ja vähemmän tunnettuja näyttelijöitä heittäytyy juontajan asettamiin haasteisiin. Välillä soi torvi ja kyseessä on yllätystehtävä! Välissä katsotaan live-sketsejä ja yleisö repeää naurusta. Entä kun lavalle astelevat sketsihahmot, kuka näistä vie voiton kauden lopussa.

Onko rakennusalalle saatu uusien hankemuotojen ja allianssien myötä oma Putouksensa? Työpajatekniikat toimivat hyvin erilaisten kysymysten pohdintaan, joten toteutinkin ruokapöydälle oman yksinäisen pohdinnan aiheesta. Käytin menetelmänä dynaamista fasilitointia, jolla voidaan kategorisoida näkökulmia ratkaisuihin, ydinkysymyksiin, huoliin ja faktoihin.

Haussa yhteistyökykyinen ja osaava tiimi

Yksinäisen työpajani tulokset osoittivat, että kehitystyöpajat muistuttavat kyllä Putousta. Tiimi täpisee hermostuksissaan rivissä, että millaisia tehtäviä heille annetaan fasilitoitavaksi. Allianssikyvykkyyttä on kasvatettu sparritilaisuuksissa ja valmennuksissa.

IMG_2050

Tiimi ottaa hoitaakseen tehtävän ja projektipäällikkö lähtee vetämään työpajaa osallistaen tilaajat ja käyttäjät mukaan työskentelyyn. Kunnes soi torvi, ja tulee yllätystehtävä. Miten projektipäällikkö selviää tilanteesta yhdessä tiimin kanssa? Kuinka tiimi tekee työtä yhteistoiminnallisesti saavuttaen hyvän lopputuloksen?

Yllätystehtävän jälkeen seuraa toinen yllätystehtävä. Aletaanko mennä sketsihahmojen puolelle vai kestetäänkö tilanne rauhallisena? Entä kuka osallistujista on yleisön suosikki tai tilaajan kumppani? Loppupelissä tilaaja haluaa itselleen yhteistyökykyisen ja samoilla ajatusmaailmoilla olevan tiimin ja projektipäällikön, joka pystyy johtamaan allianssihanketta.

Onko allianssikyvykkyyden mittaamisessa menty liian raskaaseen menettelyyn?

Pohdinnassa syntyi ydinkysymyksiä: Miten allianssikilpailutuksen kehitystyöpajoihin voi valmistautua? Kuinka tiimi tietää, mitä heiltä odotetaan, vaikka yksityiskohtaiset arviointiperusteet on annettu etukäteen? Entä mikä on oikea ja hyväksyttävä toimintatapa kehitystyöpajassa? Kuinka se ”voltti” pitäisi heittää?

Pohdinkin, onko allianssikyvykkyyden mittaamisessa menty liian raskaaseen menettelyyn, jossa hyvän projektipäällikön haasteena on työpajojen pyörittäminen, kun perinteiset menettelytavat eivät ole sallittuja.

Huoleni olivat selviä: Ala ei saa riittävästi koulutusta. Mitä tarkoittavat termit VDC, TVD, DSM, ICE, Last Planner, KVA, Tahtiaikataulu, CBA, Big Room… Mitä ne tarkoittavat oikeasti hankkeen kehitysvaiheessa ja toteutusvaiheessa? Allianssitiimiä muodostettaessa valintojen taustalla ovat vaikuttamassa usein samat asiantuntijat.

Aiheuttaako tämä yksipuolisen näkemyksen siitä, mitä allianssikyvykkyys tarkoittaa? Uskomme, että jokaisen allianssitiimin pitää löytää sille sopivat toimintatavat, eikä niitä voi suoraan kopioida projektista toiseen. Yhteishenki muuttuu nopeasti pakkopullaksi jos olemassa on vain yksi ”oikea tapa”.

Allianssimallit ovat erittäin positiivinen asia

Jotta en mene analyysissani liian syviin vesiin, työpajani faktat-osastolta löytyvät selkeästi vastaukset. Ehdottomasti allianssimallit ovat erittäin positiivinen asia. Enää ei valita halvinta tarjousta, vaan tilaaja voi valita osaavan ja yhteistyökykyisen tiimin, joka toimii hankkeen parhaaksi, tuo arvoa hankkeelle ja vannoo jatkuvan parantamisen nimeen.

On huomionarvoista, että yhteistoiminnalliset mallit toimivat erittäin hyvin myös muissa hankemuodoissa. Hyvin johdettu ja selkeillä pelisäännöillä etenevä Big Room -toimintamalli parantaa työn tuottavuutta: Tehdään oikeita asioita oikeaan aikaan.

Haluankin toivottaa kaikille kaikille #onnellistarakentamista vuodelle 2018. Viemme osaltamme yhteistoiminnan työkaluja ja osaamista alalle sekä haluamme kehittää toimintatapoja jatkuvasti. Positiivisella asenteella ja yhteistyöllä voimme saada onnellisimpia tilaajia, käyttäjiä, suunnittelijoita ja rakentajia.

GC_Piia_Sormunen
Piia Sormunen

Kirjoittaja:
Piia Sormunen toimii Granlund Consulting Oy:n neuvonantopalvelut-toimialan johtajana vastaten Big Room -koordinoinnista ja valmennuksista. Sormusen tiimi vastaa tällä hetkellä mm. Olympiastadionin peruskorjauksen, Triplan pysäköinti- ja kauppakeskusosan, Helsingin kaupungin Kaupunkiympäristötalon sekä Finavia T2-terminaalin laajennuksen ja perusparannushankkeen allianssin Big Room -koordinoinnista. Sormunen tiimeineen valmentaa rakennusalaa yhteistoiminnalliseen työskentelyyn ja LEAN-rakentamiseen sekä sparraa tiimejä allianssikilpailuja varten.

@Piia.Sormunen  #onnellistarakentamista #BigRoom

 

Resepti onnistuneeseen työpajaan

Granlund YHDESSÄ TEKEMINEN , , , , , , , ,

Rakennusala on murroksessa ja perinteinen ylhäältä johdettu kokouskäytäntö ei enää toimi. 

Uudenlainen maailma vaatii myös kiinteistö- ja rakennusalalla uusia työtapoja.

Olemme hyviä projektin tehtävien ja resurssien hallinnassa, mutta miten onnistumme viestinnässä, tiedonhallinnassa ja projektille asetettujen tavoitteiden hallinnassa?

Työpajoilla voimme tehostaa projektin yhteisen tahtotilan rakentamista ja tiedonhallintaa.

Suomenlinna 2 netti

Vuorovaikutteisella työpajamenetelmällä luodaan lisäksi positiivinen ilmapiiri aiheen ympärille ja ihmiset sitoutuvat projekteihin paremmin. Kaikki pääsevät vaikuttamaan ja antamaan oman näkemyksensä, jolloin lopputuloskin on parempi kuin perinteisillä työskentelymenetelmillä.

Kaikki työpajat eivät kuitenkaan ole hyviä, innostavia, sitouttavia tai toimivia.  Hyvän työpajan rakentaminen tarvitsee ammattitaitoa, ymmärrystä ja kokemusta. 

Onnistuneen työpajan resepti löytyy kokemuksemme mukaan seuraavista asioista:

  1. Valmistautuminen, valmistautuminen, valmistautuminen

Onnistunut työpaja sujuu tai oikeammin soljuu eteenpäin vaivattomasti ja helposti. Hyvän kokouksen taustalla on kuitenkin valtava määrä valmistautumista. Mikä työpajamenetelmä sopii tähän tilanteeseen, osallistujamäärään, projektiin ja näille osallistujien parhaiten? Minkälaisia välineitä tarvitsemme? Mikä on aikaraami ja miten siinä pysytään? Miten saavutetaan työpajalle asetetut tavoitteet?

Kokemus ja osaaminen tuovat varmuutta ja tehokkuutta myös työpajojen tekemiseen.  Meillä on kokemusta lukuisien työpajojen vetämisestä, niihin osallistumisesta ja työpajatyöskentely-valmennuksesta.

  1. Ymmärrys prosessista

Kiinteistö- ja rakennusalalla prosessit ovat pitkiä, monimutkaisia, niihin osallistuu paljon eri ihmisiä ja lopputuloksen onnistuminen – turvallinen ja terveellinen toimisto, koti, sairaala, koulu, kauppakeskus tai vaikkapa tie – on ensiarvoisen tärkeää.  Tämän vuoksi uskomme että työpajamenetelmien lisäksi olennaista on liiketoiminnan ymmärtäminen.

Asiantuntijuutemme mahdollistaa työpajojen onnistumisen. Emme keskity ainoastaan prosessin ohjaukseen vaan osallistumme rakennusalan asiantuntijoina sisällön rakentamiseen mahdollistaen työpajan tehokkaan toteutuksen ja laadukkaan lopputuloksen.

  1. Oikeanlaiset ihmiset

Työpajojen fasilitointi ei ole kaikkien heiniä. Edellisten kahden lisäksi onnistuneen työpajan edellytys on se, että vetäjä viihtyy fasilitaattorin roolissaan.  Hyvä fasilitaattori luo tilanteeseen hyvän hengen, pystyy mukautumaan eri tilanteisiin, hahmottaa kokonaisuuksia, ymmärtää ihmisiä, herättää luottamusta ja pystyy hallitsemaan koko fasilitointitilannetta.  Tunneäly ja kyky reagoida muuttuviin tilanteisiin ovat niin ikään hyvän fasilitaattorin ominaisuuksia. Tietyissä ongelmatilanteissa fasilitaattorilta vaaditaan myös vahvaa johtajuutta työpajan etenemisen takaamiseksi.

Meiltä löytyvät ihmiset, joille fasilitointi on luontaista ja toimivaa ja jotka pystyvät tuomaan tilanteeseen tehokkuutta, johdonmukaisuutta ja positiivista fiilistä.

  1. Tiedonhallinta

Mitä suurempi projekti, sitä suuremmat haasteet muodostuvat projektissa syntyvän tiedon ja sen hallinnan näkökulmasta. Suurissa rakennushankkeissa pidetään

Työpajatyöskentely
Lähde: Lauri Koskela

paljon työkokouksia ja työpajoja. Varsinkin työpajoissa syntyy niin päätöksiä kuin jatkotoimenpiteitä. Perinteinen muistiomenettely on tällöin kankea ja on vaikeasti seurattava. Yhdessä viikoittaisessa tehokkaassa kahden tunnin työpajassa voi syntyä yli 50 päätöstä ja jatkotoimenpidettä! Miten hallitaan tietomäärää ja taataan, että myös kaikki tehtävät tulevat tehdyksi työpajojen välillä?

Jos haluat lukea fasilitoinnista käytännössä, tutustu  Suomenlinnasta kertovaan juttuumme. Siitä saa hyvän käsityksen, mitä työpajat voivat parhaimmillaan tarjota.

Voit myös katsoa työpajatyöskentelyä käsittelevä webinaarimme Youtube-kanavaltamme.

Kirjoittajat Piia Sormunen ja Susanna Sairanen vievät työpajojen ja fasilitoinnin ilosanomaa eteenpäin Granlund Consultingin Neuvonanto-palveluissa.

Piia Sormunen
Susanna Sairanen