Ilmanvaihtokoneiden suodattimet vaihdetaan kaksi kertaa vuodessa. Kiinteistönhoitaja tarkastaa lämmitysjärjestelmien (ml. pumppujen) toimivuuden kerran kuukaudessa. Kiinteistöhoitaja tekee ja kuittaa kohdekierroksen kerran viikossa. Miksi? Kukaan ei enää tiedä, näin vain on 90-luvulla päätetty.

Paradigma tarkoittaa ”vallitsevaa näkemystä” tai yleisesti hyväksyttyä asioiden olotilaa (Kuhn, 1962). Näkemys on vallitseva, kun sen perusolettamuksia ei kyseenalaisteta: ”Suodattimet vaihdetaan kaksi kertaa vuodessa.” Paradigma voi joutua kriisiin, jos havaitaan toistuvia ristiriitoja perusolettamusten, teorian ja havaintojen välillä. Tällöin järkkyvät yleisesti hyväksytyt perusolettamukset, ja kyseenalaistava kritiikki mahdollistaa uuden paradigman synnyn. (Kuhn, 1962, Berger & Luckman, 1966)

Tarpeenmukaisen ylläpidon ydin on lopputulos: kiinteistöjen käytön tehokkuus, toimivuus tai arvon tavoitteen mukainen kehittyminen. 

Ylläpidon käytännön kehittymisessä voidaan tunnistaa neljä pääasiallista paradigmaa. Ensimmäisessä ei tehdä mitään, vaan annetaan kiinteistöjen rapistua. Toisessa kiinteistöä huolletaan reaktiivisesti – sammutetaan tulipaloja. Nykyinen terveydenhuoltojärjestelmämmekin (lue: sairaanhoitojärjestelmä) osoittaa tämän vaihtoehdon tehokkuuden pitkässä juoksussa. Ylläpidon vallitseva kolmas paradigma – ennakoiva huolto – on ajautumassa kriisitilaan. Emme osaa esimerkiksi selittää suodattimien vuosivaihdon tai kuukausittaisen pumppujen tarkastamisen yhteyttä käyttäjien tyytyväisyyteen, työympäristön tuottavuuteen tai kiinteistöjen arvonmuodostumiseen. Kiinteistöjen teknistyminen, tutkimustieto, ylläpito-osaamisen kehittyminen sekä ylläpidon johtamisjärjestelmien älyllistyminen ovat luoneet puitteet kyseenalaistavalle kritiikille ja siten ylläpidon neljännen paradigman synnylle – tarpeenmukaiselle ylläpidolle. Sen kolme kulmakiveä ovat lopputulos, kokonaisvaltainen ymmärrys ja älykkyys.

Tarpeenmukaisen ylläpidon ydin on lopputulos: kiinteistöjen käytön tehokkuus, toimivuus tai arvon tavoitteen mukainen kehittyminen. Verrattuna ennakoivaan ylläpitoon, tarpeenmukaisuus vaatii myös lopputulosta kuvaavia palvelutasomäärityksiä ja niihin kytkettyjä suorituskyvyn mittareita. Input-tyyppiset ”kaksi kertaa vuodessa” palvelutasomääreet eivät sovellu ajatusmaailmaan, jossa ylläpidon suorituskykyä mitataan esimerkiksi käyttäjien tyytyväisyydellä sisäilmaan. Kyseinen kytkös on vähintäänkin heikko ja tutkimuksellisestikin haastava selittää kaikkien vaihtoehtoisten tekijöiden viidakosta. Vastaavat output-tyyppiset palvelutasot sen sijaan määrittelisivät tavoitearvot ”sisälämpötilan pysyvyydelle”, ”kosteustasolle”, ”hiilidioksidipitoisuudelle” tai ”pienhiukkaspitoisuudelle”. Onhan vain luonnollista, että kiinteistöjen ylläpidon johtamisessa pyritään määrittämään kiinteistön palvelutasoa, eikä niinkään kiinteistönhoidon palvelutasoa. Nykyinen osaamisemme yltää nurmen pituuteen ja lumipeitteen paksuuteen.

Onhan vain luonnollista, että kiinteistöjen ylläpidon johtamisessa pyritään määrittämään kiinteistön palvelutasoa, eikä niinkään kiinteistönhoidon palvelutasoa.

Tarpeenmukainen ylläpito vaatii kokonaisvaltaista ymmärrystä kiinteistönhoidosta ja toimenpiteistä, joilla voidaan saavuttaa toisiinsa nähden ristiriitaisia tavoitteita – esimerkiksi energiatehokkuus ja tasainen sisälämpötila. Tarpeenmukaisuus asettaa uusia vaatimuksia myös ylläpidon tietojärjestelmille, joilla kyetään keräämään ja analysoimaan kiinteistöjen ”isoa dataa” ja löytämään optimaalisia ratkaisuja ylläpidon toimenpiteille ja ajoitukselle, jotta kiinteistön palvelutaso säilyy määriteltyjen raja-arvojen sisällä. Eniten toki vaaditaan uskallusta; Tarpeenmukaisuuden paradigmassa kiinteistöpäällikkö ei ehkä olekaan kaikkitietävä tehtävien suoritustaajuuden määrittäjä ja valvoja, vaan huoltoyhtiöiden tulisi voida osoittaa kykynsä määrittää työnsä siten, että kiinteistöjen pääasiallinen tarkoitus – tehokas käyttö, toimivuuden varmistaminen ja arvon kehittyminen – saavutetaan.

Tarpeenmukaisuus asettaa uusia vaatimuksia myös ylläpidon tietojärjestelmille, joilla kyetään keräämään ja analysoimaan kiinteistöjen ”isoa dataa”.

Tarpeenmukainen ylläpito kannustaa älykkyyteen: innovatiivisia monitorointiteknologioita; optimointialgoritmeja; tietojärjestelmä-päätelaite -integraatioita. Esimerkiksi, miksi kiinteistöhoitajan täytyy vielä 2020-lukua lähestyessä kiertää säännöllisesti läpi lämmönjakohuoneen laitteet, ja mitä hän oikeastaan tarkkailee diagnosoidessaan vaikkapa pumppujen toimivuutta? Hän kuuntelee pumpun moottorista rahinoita ja muita tavallisesta poikkeavia ääniä, tunnustelee pumpun pintalämpötilaa ja tarkistaa verkoston painetasot. Entä jos tämän kaiken, ja vähän päälle, hoitaisivat erilaiset sensorit: mittaisivat pumpun äänen desibelitasoa ja aallonpituuksia, lämpötilaa, tehoa ja pyörimisnopeutta, verkoston painetasoa, sekä näiden vaihteluja. Havaintojen perusteella ylläpidon tietojärjestelmä pystyisi ”isoon dataan” perustuen analysoimaan järjestelmän toimivuutta ja määrittämään milloin ja millä toimenpiteillä sen yksittäisiä komponentteja, kuten pumppua, täytyy seuraavan kerran huoltaa. Lopputuloksena pumppu huolletaan tai vaihdetaan täsmälleen, kun se sitä tarvitsee, välttyen niin ylihuollolta kuin laitteiden vikaantumisilta, kalliilta päivystyshälytyksiltä ja varaosien pikatilaus-asennuksilta. Ennen kaikkea kiinteistön palvelutaso, tässä tapauksessa lämpötilan pysyvyys ja siten käyttäjiä miellyttävät sisäolosuhteet, säilyvät tavoitearvojen sisällä.

Tarpeenmukaisen ylläpidon sovellusalueet ovat rajattomat – talouden ohjaamassa yhteiskunnassa olennaista on keskittyä tilanteisiin, joissa uusi paradigma on maksajalleen vallitsevaa olotilaa arvokkaampaa.