Rakennusala on murroksessa ja perinteinen ylhäältä johdettu kokouskäytäntö ei enää toimi.
Uudenlainen maailma vaatii myös kiinteistö- ja rakennusalalla uusia työtapoja.
Olemme hyviä projektin tehtävien ja resurssien hallinnassa, mutta miten onnistumme viestinnässä, tiedonhallinnassa ja projektille asetettujen tavoitteiden hallinnassa?
Työpajoilla voimme tehostaa projektin yhteisen tahtotilan rakentamista ja tiedonhallintaa.
Vuorovaikutteisella työpajamenetelmällä luodaan lisäksi positiivinen ilmapiiri aiheen ympärille ja ihmiset sitoutuvat projekteihin paremmin. Kaikki pääsevät vaikuttamaan ja antamaan oman näkemyksensä, jolloin lopputuloskin on parempi kuin perinteisillä työskentelymenetelmillä.
Kaikki työpajat eivät kuitenkaan ole hyviä, innostavia, sitouttavia tai toimivia. Hyvän työpajan rakentaminen tarvitsee ammattitaitoa, ymmärrystä ja kokemusta.
Onnistuneen työpajan resepti löytyy kokemuksemme mukaan seuraavista asioista:
- Valmistautuminen, valmistautuminen, valmistautuminen
Onnistunut työpaja sujuu tai oikeammin soljuu eteenpäin vaivattomasti ja helposti. Hyvän kokouksen taustalla on kuitenkin valtava määrä valmistautumista. Mikä työpajamenetelmä sopii tähän tilanteeseen, osallistujamäärään, projektiin ja näille osallistujien parhaiten? Minkälaisia välineitä tarvitsemme? Mikä on aikaraami ja miten siinä pysytään? Miten saavutetaan työpajalle asetetut tavoitteet?
Kokemus ja osaaminen tuovat varmuutta ja tehokkuutta myös työpajojen tekemiseen. Meillä on kokemusta lukuisien työpajojen vetämisestä, niihin osallistumisesta ja työpajatyöskentely-valmennuksesta.
- Ymmärrys prosessista
Kiinteistö- ja rakennusalalla prosessit ovat pitkiä, monimutkaisia, niihin osallistuu paljon eri ihmisiä ja lopputuloksen onnistuminen – turvallinen ja terveellinen toimisto, koti, sairaala, koulu, kauppakeskus tai vaikkapa tie – on ensiarvoisen tärkeää. Tämän vuoksi uskomme että työpajamenetelmien lisäksi olennaista on liiketoiminnan ymmärtäminen.
Asiantuntijuutemme mahdollistaa työpajojen onnistumisen. Emme keskity ainoastaan prosessin ohjaukseen vaan osallistumme rakennusalan asiantuntijoina sisällön rakentamiseen mahdollistaen työpajan tehokkaan toteutuksen ja laadukkaan lopputuloksen.
- Oikeanlaiset ihmiset
Työpajojen fasilitointi ei ole kaikkien heiniä. Edellisten kahden lisäksi onnistuneen työpajan edellytys on se, että vetäjä viihtyy fasilitaattorin roolissaan. Hyvä fasilitaattori luo tilanteeseen hyvän hengen, pystyy mukautumaan eri tilanteisiin, hahmottaa kokonaisuuksia, ymmärtää ihmisiä, herättää luottamusta ja pystyy hallitsemaan koko fasilitointitilannetta. Tunneäly ja kyky reagoida muuttuviin tilanteisiin ovat niin ikään hyvän fasilitaattorin ominaisuuksia. Tietyissä ongelmatilanteissa fasilitaattorilta vaaditaan myös vahvaa johtajuutta työpajan etenemisen takaamiseksi.
Meiltä löytyvät ihmiset, joille fasilitointi on luontaista ja toimivaa ja jotka pystyvät tuomaan tilanteeseen tehokkuutta, johdonmukaisuutta ja positiivista fiilistä.
- Tiedonhallinta
Mitä suurempi projekti, sitä suuremmat haasteet muodostuvat projektissa syntyvän tiedon ja sen hallinnan näkökulmasta. Suurissa rakennushankkeissa pidetään
paljon työkokouksia ja työpajoja. Varsinkin työpajoissa syntyy niin päätöksiä kuin jatkotoimenpiteitä. Perinteinen muistiomenettely on tällöin kankea ja on vaikeasti seurattava. Yhdessä viikoittaisessa tehokkaassa kahden tunnin työpajassa voi syntyä yli 50 päätöstä ja jatkotoimenpidettä! Miten hallitaan tietomäärää ja taataan, että myös kaikki tehtävät tulevat tehdyksi työpajojen välillä?
Jos haluat lukea fasilitoinnista käytännössä, tutustu Suomenlinnasta kertovaan juttuumme. Siitä saa hyvän käsityksen, mitä työpajat voivat parhaimmillaan tarjota.
Voit myös katsoa työpajatyöskentelyä käsittelevä webinaarimme Youtube-kanavaltamme.
Kirjoittajat Piia Sormunen ja Susanna Sairanen vievät työpajojen ja fasilitoinnin ilosanomaa eteenpäin Granlund Consultingin Neuvonanto-palveluissa.
Energistä rakentamista 